Faktura zaliczkowa

26/06/2013

Faktura zaliczkowa jest powiązana z pobraniem od klienta części zapłaty. Nawet jeśli nie otrzymaliśmy całości pieniędzy za towar lub usługę, to musimy prawidłowo rozliczyć podatek, dlatego, że powstał obowiązek podatkowy. Wystawiamy ją w ciągu siedmiu dni od otrzymania należności.

Generalnie rzecz biorąc, cześć przedsiębiorstw w takiej sytuacji wystawia fakturę proforma, która nie jest księgowana. Rozwiązaniem, które jest prawidłowe z formalnego punktu widzenia, jest wystawienie faktury zaliczkowej.
Czym się różni faktura zaliczkowa od zwykłej? W zasadzie jest ona bardziej rozbudowana, posiada bowiem te same dane, co zwykła, ale dodatkowo umieszcza się w niej szczegółowe informacje na temat przedmiotu, którego dotyczy faktura. Nie można opisać towaru lub usługi w sposób ogólny, gdyż klient będzie miał problem z jego identyfikacją na jej podstawie. Kwota faktury zaliczkowej jest wyrażona jako brutto, jednak często można spotkać się z podawaniem także kwoty netto.

Przeważnie bywa tak, że faktura zaliczkowa jest wystawiona na jedynie część kwoty całych zakupów. Gdy cały towar zostanie wydany, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury końcowej, która podsumowuje zarówno wszystkie faktury zaliczkowe (a może ich być kilka), jak i wartość towaru pomniejszoną o kwoty faktur zaliczkowych. Na fakturze zaliczkowej wyszczególniamy także daty: wystawienia, sprzedaży oraz otrzymania zaliczki.

Należy pamiętać, że na podstawie faktury zaliczkowej nie obliczamy podatku dochodowego – z uwagi na to, że nie stwarza ona przychodu. Z drugiej strony, otrzymana faktura zaliczkowa nie może być zaliczona jako koszt.

W jaki sposób najprościej wystawić fakturę zaliczkową? Jeśli jesteś przedsiębiorcą, z pewnością używasz programu do wystawiania faktur. Każdy nowoczesny program do wystawiania faktur pozwala także na wystawienie faktury zaliczkowej – jeśli nie ma takiej opcji, powinieneś zastanowić się nad jego zmianą na nowocześniejszą wersję. Świetnie sprawdzają się także programy działające online.