Księgowość online czy biuro rachunkowe? Pomożemy Ci wybrać

05/09/2016

Praca na własny rachunek ma wiele plusów. Do najważniejszych należą: możliwość wykonywania zleceń w dowolnym czasie, nielimitowany czas pracy, elastyczność ułatwiająca godzenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi. Samodzielność oznacza też załatwianie szeregu spraw urzędowych. Nawet najbardziej kreatywne jednostki muszą twardo stąpać po ziemi, by dopełnić wszelkich formalności. Należy do nich przede wszystkim prowadzenie księgowości. A skoro o niej mowa – wielu przedsiębiorców boryka się z dylematem: czy kupić program do fakturowania online, czy podpisać umowę z biurem księgowym? Sprawdźmy zatem, jakie są plusy i minusy obu rozwiązań.

Bycie swoim własnym szefem oznacza też pełną odpowiedzialność za popełnione błędy. To, co z punktu widzenia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę odbywa się zupełnie niezauważalnie, we własnej firmie musi być kontrolowane od początku do końca. Wpływy i wydatki oznaczają konieczność prowadzenia normalnej księgowości, do tego dochodzi jeszcze wystawianie rachunków, pilnowanie terminów płatności, składanie dokumentów do Urzędu Skarbowego. Niestety nawet najmniejsze niedociągnięcia w sprawach księgowo-podatkowych oznaczają opóźnienia w płatnościach, a tym samym problemy z płynnością finansową, kłopoty z Urzędem Skarbowym i niekiedy dotkliwe kary finansowe.

Księgowość online czy biuro rachunkowe?

Rachunki zna każdy z nas, ale tak długo jak dostajemy je jako osoby prywatne raczej nie zaprzątamy sobie głowy ich poprawnością. Sytuacja diametralnie się zmienia, gdy trzeba taki rachunek wystawić. Wówczas pojawia się pytanie, jak powinien wyglądać taki dokument, co musi się na nim znaleźć, jakie dodatkowe informacje warto tam umieścić? W tej kwestii ogromnym ułatwieniem jest księgowy (który podpowie, jak taki dokument musi wyglądać) lub też program do księgowości online, który zawiera już szereg gotowych dokumentów tego typu do uzupełnienia, co znacznie ułatwia sprawę. – Programy do księgowości online powstają z myślą o osobach, które nie mają doświadczenia księgowego i specjalistycznej wiedzy. Z ich obsługą poradzi sobie każdy, kto w podstawowym zakresie potrafi obsługiwać komputer. Program jest tak skonstruowany, że niejako wymusza uzupełnienie danych, które są niezbędne, by dokument był wystawiony poprawnie. Co więcej, takie informacje, jak data, numer bieżący faktury, dane kontrahentów są wpisywane tylko raz, a przy kolejnych rachunkach importowane z systemu – mówi Tomasz Lesik z firmy Intaxo. Dzięki temu nie pojawiają się w rachunkach typowe literówki, błędy wynikające z pośpiechu czy roztargnienia.

Program do wystawiania faktur online – oszczędność czasu i niezależność

Czas to pieniądz. Wiedzą o tym wszyscy pracujący na własny rachunek, gdzie jedno zlecenie goni drugie, a o wolnym czasie można jedynie pomarzyć. Jednak oddanie księgowości na zewnątrz tylko z pozoru nie będzie wymagało od nas poświecenia dodatkowego czasu. Oczywiście, wypisanie w programie do księgowości online kilkunastu rachunków nie zajmuje minuty czy dwóch, ale nawet jeśli pracownik biura księgowego zrobi to za nas, to informację o płatnościach i tak trzeba mu w jakiś sposób przekazać. Napisanie maila, czy krótka rozmowa telefoniczna zajmują tyle samo czasu, ile wystawienie rachunku. Co więcej, korzystanie z programu do księgowości online nie warunkują w żaden sposób godzin pracy. O ile kontakty służbowe (z biurem księgowym) powinny odbywać się w zwyczajowych godzinach pracy, to fakturę można samodzielnie wystawić nawet o północy.

Księgowość online

Księgowość online

 

Księgowość online – odciążenie od dodatkowych obowiązków

Z końcem roku pojawia się konieczność złożenia rocznego zeznania podatkowego, co często generuje dodatkowe pytania o odliczenia, ewentualne dopłaty, poprawność księgowania zakupów itp. Kto prowadzi firmę wie doskonale, jak trudno jest przewertować w ciągu kilku dni sterty dokumentów, które niestety często lubią się zapodziać. W programie do fakturowania wszystko jest jasne i widoczne. Co więcej, jeśli jest potrzeba zasięgnięcia porady specjalisty, to wszystkie dane można za pomocą interfejsu API sprawnie przekazać specjaliście. Księgowość online pozwala na utrzymanie porządku w dokumentach, co przydaje się w razie okresowej kontroli skarbowej, ułatwia niezbędne przechowywanie i archiwizację dokumentacji, a także usprawnia wystawianie rocznych PIT-ów.

Czy warto wybrać księgowość online?

– Koszty to często podstawowe kryterium podejmowania lub rezygnacji z zewnętrznej współpracy dla wielu właścicieli firm. Program do księgowości online to jednorazowa inwestycja. Współpraca z biurem rachunkowym wymaga opłaty comiesięcznych faktur, a kwota jest uzależniona od deklarowanej liczby faktur. Więcej dokumentów oznacza wyższą opłatę. Tego niebezpieczeństwa nie ma w przypadku własnego programu do fakturowania. – podkreśla T. Lesik z Intaxo. Z raz zakupionego programu można korzystać bez limitu. Co więcej, w trakcie jego użytkowania możliwe jest pobieranie aktualizacji umożliwiających wystawianie dokumentów zgodnie z aktualnymi przepisami.

Programy do księgowości online cieszy się dobrą opinią wśród przedsiębiorców, którzy cenią sobie własny czas i pieniądze. Ich obsługa nic nie kosztuje, a sposób działania eliminuje ryzyko błędnego wystawiania rachunków. Księgowość online jest dostępna 24 h na dobę przez komórkę, tablet, komputer. Nie trzeba się na niej znać. Praca z programem do wystawiania faktur online opiera się na intuicji. Biuro rachunkowe, choć fachowe i okresowo niezbędne, takimi zaletami pochwalić się w większości przypadków nie może. To główny powód, dla którego coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z własnej księgowości online.