Segregacja dokumentów: Jak uporządkować dokumenty w biurze?

24/05/2019

Pracujesz w biurze i jako dusza typowo artystyczna masz problem z odnalezieniem się wśród stosów dokumentów, które jak na złość ciągle się gubią? Przez Twoje ręce codziennie przechodzi cały plik ważnych pism, a Ty starasz się nie panikować kiedy nagle Twój szef poprosi Cię o kopię czegoś sprzed trzech tygodni? Przeczytaj kilka porad na temat segregacji dokumentów w biurze oraz porządkowania miejsca pracy.

Po pierwsze – po co i dlaczego? Jaki sens ma porządkowanie dokumentów w biurze?

Jeśli narzekasz na nadmiar obowiązków, z pewnością zastanawiasz się nad tym czy stwarzanie sobie dodatkowych wymagań odnośnie utrzymania porządku w dokumentacji przyniesie Ci jakieś korzyści. Porządkowanie dokumentów zabiera trochę czasu, ale przynosi także wymierne korzyści. Jakie konkretnie? Wiele zależy od tego, z jakim typem dokumentów konkretnie masz do czynienia.

Najważniejsze korzyści z utrzymania porządku w dokumentacji:

1) Mniej stresu i poczucie bezpieczeństwa – jeśli szef Cię poprosi o jakieś pismo, nie musisz przekopywać stosów dokumentów upchanych w szafce, bo wystarczy, że zajrzysz do konkretnego folderu na dysku lub segregatora.

2) Możliwe usprawnienie pracy – załóżmy, że jesteś osobą sprawdzającą faktury. Jeżeli przed rozpoczęciem pracy uporządkujesz dokumenty według kontrahenta, prawdopodobnie szybciej znajdziesz je w systemie.

3) Mniej problemów przy nieobecnościach – jeżeli weźmiesz dzień urlopu i ktoś będzie Cię zastępować, to przy uporządkowanych dokumentach łatwiej mu będzie się odnaleźć w nowej sytuacji, a Ty dzięki temu unikniesz ciągłych telefonów z zapytaniem: „A gdzie jest….?”

4) Respekt ze strony innych – utrzymując porządek w dokumentach pokazujesz, że zależy Ci na pracy i wypełnianych obowiązkach, a to raczej pozytywnie wpłynie na sposób, w jaki będą odbierać Cię inni.

posegregowane dokumenty

Porządek w papierach – jak to zrobić?

Pracując na dokumentach papierowych warto zadbać o odpowiednią ich segregację. Przed przystąpieniem do pracy nad porządkowaniem zastanów się nad kryterium, według którego podzielisz dokumentację. Po wybraniu kryterium podziel dokumenty na części. Dla ułatwienia możesz wykorzystać małe karteczki, którymi oznaczysz powstałe w ten sposób stosy dokumentów. Potem postaraj się o segregatory i kartki oddzielające dokumenty między obranymi przez Ciebie sekcjami. Sekcją może być np. rok albo przedmiot pisma – np. pisma o dofinansowanie będą w innej sekcji niż pisma z odwołaniem od decyzji. Pospinaj dokumenty, które wzajemnie się uzupełniają i wepnij je do odpowiednio podpisanych segregatorów lub skoroszytów.

Ważna jest „profilaktyka”

Aby nie doprowadzać więcej do powstawania stosów nieuporządkowanych dokumentów zadbaj o systematyczne ich porządkowanie. Nie odkładaj tego na później nawet jeśli nie masz czasu. Wpięcie pojedynczego pisma do segregatora to tylko chwila, a sprawi, że potem nie będziesz musiał/-a zastanawiać się gdzie znajduje się dokument.

Kiedy dokumenty krążą…

Jeżeli zajmujesz się dokumentami, które są w obiegu między różnymi jednostkami w firmie, warto o utworzenie karty ich drogi. Taki plik możesz utworzyć w Excelu lub na papierze. Wystarczy rubryka z nazwą dokumentu oraz kolejne rubryki z nazwami miejsc, do których kolejno trafia dane pismo. Obsługa takiej karty jest bardzo prosta – wystarczy, że znakiem X będziesz oznaczać miejsce, w którym obecnie znajduje się dokument. Dzięki temu w szybki sposób sprawdzisz co się z nim dzieje i unikniesz bałaganu.

Porady dotyczące organizacji pracy biurowej dostarczył sklep internetowy Biurowezakupy24.pl.