Przedsiębiorcy, którzy prowadzą swoją własną działalność muszą się rozliczać zarówno z Urzędem Skarbowym, jak i z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Od kilku lat mogą to robić za pośrednictwem Internetu.
System elektroniczny jest przeznaczony dla osób, które zatrudniają do 100 pracowników. Deklaracja nie musi być składana co miesiąc, chyba że podatnik zdecydował się zmienić wielkość swojej składki – wtedy ZUS musi zostać o tym poinformowany. Na ogół przedsiębiorcy składają deklarację od najniższej, możliwej pensji. Jeśli właściciel firmy zdecyduje się powiększyć swoje świadczenia to musi wysłać deklarację ZUS DRA.
Wszystkie dokumenty można wysyłać za pośrednictwem Internetu, używając programu „Płatnik”. Jest to jedyny system, który jest akceptowany przez ZUS – należy o tym pamiętać i nie wysyłać deklaracji stworzonych przez inne aplikacje, bo zostaną one uznane za nieważne.
Aby zacząć korzystać z aplikacji Płatnik, należy się na początku zarejestrować. W tym wypadku powinno się złożyć wizytę w ZUS-ie, aby potwierdzić swoją tożsamość. Jeśli przedsiębiorca posiada podpis elektroniczny, wizyta w oddziele nie jest konieczna.
E-deklarację należy wysłać do 10 każdego miesiąca, jeśli sprawa dotyczy osób fizycznych, które opłacają składki tylko za siebie. W innych przypadkach termin ten jest przedłużony do 15.
Wiele osób jest zainteresowanych wysyłanie e-deklaracji, ponieważ pozwalają one na zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy. Możliwe jest również zlecenie wybranemu biurowi księgowemu wysyłanie e-deklaracji w swoim imieniu do ZUS-u. W przypadku wysyłania deklaracji elektronicznych do ZUS nie warto czekać do ostatnich chwili. E-deklaracja jest przetwarzana od dwóch do dwudziestu czterech godzin po wysłaniu i jeśli dokument będzie zawierał błędy, nie zostanie przyjęty. Oczywiście można wprowadzić poprawki, ale problem pojawia się, jeśli e-deklaracja została złożona np. w ostatni dzień. Aby złożyć e-deklarację wystarczy dostęp do Internetu oraz program Adobe Reader.
