Są różne rodzaje dokumentów handlowych. Prawdopodobnie najpopularniejsze są faktury VAT, które mają za zadanie potwierdzić, że doszło do umowy pomiędzy kupującym, a sprzedającym. Faktura rozliczeniowa jest wystawiana w przypadku, kiedy usługa została zakończona lub sprzedano cały wystawiony towar.
Ten typ dokumentu jest wystawiany po fakturze zaliczkowej, która stanowi wstęp do transakcji. Fakturę końcową należy koniecznie wystawić, jeśli pieniądze jakie zostały otrzymana przy okazji pierwszej faktury, nie pokryły całości wartości sprzedaży lub wykonanych usług.
Zdarza się, że faktura zaliczkowa pokrywa całą cenę brutto – w takim wypadku nie ma konieczności, aby wystawiać kolejny dokument, który potwierdził by sprzedaż. Jednak można wtedy wystawić fakturę końcową, będzie ona wtedy dodatkowo potwierdzała, że doszło do sprzedaży. Rachunek ten, będzie stanowił uzupełniające potwierdzenie przy okazji rozliczania podatku dochodowego.
Faktura końcowa musi posiadać wszystkie dane charakterystyczne dla zwykłego rachunku, w przeciwnym razie możliwe będzie stwierdzenie jej nieważności. Na rachunku musi być data, kiedy został on stworzony, numer identyfikujący, dane osobowe obu stron, numery NIP. Nie można także zapomnieć o nazwie towaru albo usługi.
W przypadku, kiedy data zakończenia usługi lub sprzedaży jest inna od daty wystawienia, również musi się znaleźć na rachunku. Jeśli współpraca ma charakter ciągły, to należy podać kolejny miesiąc i rok. Należy również zapisać cenę netto i brutto, wysokość podatku oraz ilość towarów, jakie zostały sprzedane.
Na końcu na dokumencie musi się znaleźć ogólna kwota należności. Wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z odpowiedniego oprogramowania przy wystawianiu faktur. Na rynku jest dostępnych wiele darmowych i płatnych programów. Dzięki temu, mają pewność, że wszystkie dane zostaną zachowane w systemie, a dodatkowo część informacji zostanie dodana w sposób automatyczny, co znacznie przyśpieszy proces wystawiania rachunku.
