Każda wykonana usługa lub sprzedaż towaru rodzi obowiązek wystawienia przez przedsiębiorcę stosownego dokumentu. Najbardziej powszechnymi formami są faktury VAT oraz paragony. Na zleceniobiorcy / sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia prawidłowego ze stanem faktycznym dowodu transakcji. Ustawodawca podatkowy dopuszcza jednak możliwość przypadkowego popełnienia błędu, jednak taka sytuacja musi być skorygowana niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości.
Błędy dotyczące kwot, rabatów, naliczonego podatku rozwiązuje faktura korygująca, natomiast w przypadku popełnienia innych błędów zastosowanie ma rachunek korygujący zwany także notą korygującą. Korektę rachunku można przeprowadzić w trojaki sposób.
Jeśli błędny rachunek został wystawiony, ale towar lub usługa jeszcze nie trafiła do odbiorcy, to najprostszym sposobem jest jego anulowanie i ponowne wystawienie z tym samym numerem. W sytuacji gdy doszło do przekazania towaru lub wykonania usługi na rzecz zamawiającego, wówczas powinno się wystawić dokument korygujący, będący zestawieniem dokumentu błędnego z wprowadzonymi zmianami.
Rachunek korygujący musi być świadectwem, dzięki któremu będzie można odtworzyć historię dokumentacji danej transakcji, tzn. będzie z niego jasno wynikało jaki błąd popełnił wystawca dokumentu i czego dokładnie dotyczyła korekta. Kolejnym przykładem przeprowadzenia korekty zgodnej z prawem, jest wystawienie noty wyjaśniającej. Ta ostatnia forma jest w praktyce najrzadziej stosowana, gdyż zabiera sporo czasu. Osoba, która wystawiła błędny dokument opisuje w nocie przyczyny powstania pomyłki.
Rachunek korygujący musi posiadać swój numer. W danym roku podatkowym wszelkie noty korygujące wystawiane przez ten sam podmiot winny być ponumerowane kolejno według daty wystawienia. Rachunek musi zawierać informację jakiego dokumentu pierwotnego dotyczy (zwykle jest to numer faktury), zestawienie korygowanej treści z poprawioną oraz informację, iż wszelkie inne informacje na dokumencie pierwotnym nie ulegają zmianie. Rachunek korygujący musi być podpisany przez osobę wystawiającą. Warto wiedzieć, iż nie istnieje żaden oficjalny szablon (wzór) rachunku korygującego. Osoba wystawiająca może skorzystać z wielu dostępnych na rynku formularzy lub skonstruować własny.
