Podmioty gospodarcze, które decydują się na współpracę z zagranicznymi kontrahentami, muszą stosować się do odpowiednich przepisów, szczegółowo regulujących taką współpracę. Do wymogów które podmiot musi spełnić należy także posiadanie tak zwanego europejskiego numeru VAT.
Numer ten obowiązkowo muszą posiadać czynni podatnicy VAT, którzy mają zamiar dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Obowiązek ten musi być dokonany także w przypadku świadczenia usług na terenie Unii Europejskiej.
Zarejestrowanie powinno nastąpić przed dniem dokonania pierwszej tego typu transakcji. Zgłoszenia dokonuje się składając do właściwego miejscowo naczelnika Urzędu Skarbowego prawidłowo wypełniony druk VAT-R. Numer jest odmienny w różnych krajach wspólnoty, w Polsce jest to nadany podmiotowi numer NIP, poprzedzony literami PL. Numer ten powinien być obowiązkowo umieszczany na wystawianych fakturach oraz innych dokumentach gdzie zachodzi konieczność jego podania.
Zarejestrowani podatnicy mają możliwość korzystania przy dokonywaniu transakcji z firmami z innych krajów z zerowej stawki podatku VAT. Jednakże można ją stosować tylko i wyłącznie wtedy gdy obie strony transakcji dokonały obowiązku rejestracji i są czynnymi podmiotami gospodarczymi. W innym przypadku bowiem zastosowana musi być obowiązująca dla danych towarów lub usług stawka VAT. Obowiązek sprawdzenia faktu, czy dany kontrahent posiada numer VAT UE spoczywa na stronach transakcji.
Weryfikacji numerów VAT UE można dokonać w specjalnie do tego celu stworzonej bazie. Po wpisaniu numeru można sprawdzić, czy dane kontrahenta zgadzają się z posiadanymi. Bez problemu również można takie informacje uzyskać w każdym Urzędzie Skarbowym.
Oczywiście obowiązkowe jest składanie deklaracji VAT, w przypadku gdy nie wpłyną one za dwa kwartały lub kolejne sześć miesięcy, w zależności od wybranej przez podatnika formy rozliczania, naczelnik Urzędu Skarbowego ma prawo do wykreślenia podmiotu z rejestru VAT. Pociąga to za sobą również jednoczesne wykreślenie z rejestru VAT UE. Jeżeli zaś podmiot zaprzestaje prowadzenia działalności na terenie Unii Europejskiej sam powinien poinformować o tym Urząd Skarbowy, składając aktualizację danych na formularzu VAT-R.
W tym przypadku obowiązuje jednak termin 15 dni od daty zaistnienia takich okoliczności. W obu przypadkach, po wykreśleniu podmiotu z rejestru VAT lub VAT UE, jest on o tym zawiadamiany przez naczelnika Urzędu Skarbowego stosownym pismem.
