Zmiana nazwy firmy to sytuacja wyjątkowa. Jest możliwa, jeśli firma zmieniła charakter działalności, ponieważ jej właściciel postanowił zająć się inną, niż na początku planował branżą. Zdarza się też, że nazwa jest zmieniana, jeśli firma łączy się z inną lub w przypadku wprowadzenie nowej akcji marketingowej, kiedy okazuje się, że poprzedni pomysł nie był skuteczny, a nazwa źle się kojarzy.
Nowa nazwa to czysta kartka – można od początku starać się, zbudować jak najlepszą opinię. Przykładowo kilka lat temu Centrala Produktów Naftowych i Petrochemia Płock zdecydowały się na zmianę nazwy na ORLEN. Jest to przykład udanej zmiany nazwy i poprawy swojego wizerunku. Z tego powodu niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zmianę. Często są to duże firmy – jak podają badania ponad 100 firm zarejestrowanych na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych zdecydowało się na zmianę. Konieczne jest jednak dochowanie wszystkich formalności, tak aby nazwa miała szansę być zmieniona zgodnie z prawem.
Jeśli firma mą formę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to zmianę nazwy należy rozpocząć od wizyty u notariusza. Tam można podpisać akt notarialny, który będzie zawierał zmianę nazwy spółki. Po zapisie notarialnym, powinniśmy pamiętać o aktualizacji nazwy w sądzie rejestrowym – mamy na to tydzień.
Należy złożyć formularz KRS-Z3, w którym zawarty będzie wniosek o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców. Jednak nie wystarczy złożyć sam formularz. Konieczne jest dołączenie w załączniku aktu notarialnego, w którym będzie mowa o zmianie nazwy oraz tekst umowy spółki.
Jest jeszcze kilka miejsc, które należy powiadomić o nowej nazwie. Jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy oraz Główny Urząd Statystyczny. Jednak na szczęście aktualnie działa tzw. zasada jednego okienka. Dzięki niej, nie ma powodu, aby informować każdy z tych urzędów w sposób odrębny. Należy tylko pamiętać, aby przy okazji zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego złożyć odpowiednie formularze takie jak: NIP-2, RG-1 oraz ZUS-ZPA.
Od momentu wpisu do KRS decyzja o zmianie nazwy zyska uprawomocnienie. Osoby, które chcą zmienić nazwę spółki muszą się liczyć z wydatkiem rzędu 500 zł – tyle będą wynosiły opłaty do KRS. Sprawa wygląda nieco łatwiej przy zmianie nazwy firmy, przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. W takim wypadku niezbędne jest zaktualizowanie wpisu do CEIDG. Należy złożyć formularz CEIDG-1. Konieczne będzie podanie danych takich jak imię, nazwisko, numer PESEL, NIP, REGON oraz podanie starej i nowej nazwy.
