Faktura wewnętrzna jest to dokument, który jest wystawiany tylko w kilku sytuacjach. Jest to pismo, które jest wystawiane bez odbiorcy – oznacza to, że ma ono charakter dowodowy – czyli określa, że podatnik chce naliczyć w ten sposób podatek VAT. Od 2013 roku, istnieje możliwość, aby zamiast faktur wystawiać noty wewnętrzne.
Cechą charakterystyczną faktury wewnętrznej jest to, że brakuje tutaj odbiorcy, po tym najłatwiej jest poznać, że mamy do czynienia z wewnętrzną fakturą lub notą.
Dokumenty te mogą być stosowane zarówno w obrocie krajowym, jak i zagranicznym. Przykładowo podatnik może wystawić fakturę jeśli przekazuje towary należące do przedsiębiorstwo w innym niż zwykle celu. Może być to np. cel osobisty, a towary mogą być przeznaczone na osobiste potrzeby.
Faktura wewnętrzna będzie także konieczna przy okazji różnych darowizn na cele dobroczynne. Powinna być ona wystawiona ze względu na rozliczenia i ulgi podatkowe. Nota przyda się również przy okazji nabywania towarów wewnątrz Unii Europejskiej, importu usług, zwrotu dotacji, subwencji i innych tego typu płatności. Co ciekawe w przypadku jeśli nasza firma otrzyma dotację albo darowiznę również powinno to zostać udokumentowane na podstawie faktury wewnętrznej, aby istniał dowód o razie kontroli.
Nota wewnętrzna niczym się nie różni od innych dokumentów tego typu: musi zawierać wszystkie podstawowe dane, tak jak na normalnej fakturze. Oczywiście będzie tylko brakowało odbiorcy. Kolejną nieco nietypową kwestią jest fakt, że faktura wewnętrzna musi być wystawiana tylko i wyłącznie w jednym egzemplarzu. Spełnia ona wtedy podwójną funkcję: jest traktowana zarówno jako podstawa do rozliczenia należnego podatku, ale też dokument, dzięki któremu będziemy mogli odliczyć podatek VAT.
Zgodnie z zasadami wewnętrzną fakturę należy wystawić do siódmego dnia od momentu zakończenia miesiąca, kiedy to doszło do darowizny lub sprzedaży. Możliwe jest również rozliczanie faktur wewnętrznych w sposób kwartalny – odbywa się to wtedy na tych samych zasadach, co faktury miesięczne. Nieco inaczej wygląda sprawa z fakturami przy okazji nabycia dóbr lub usług z Unii Europejskiej oraz importu usług. W obu wypadkach faktura jest traktowana jako nabycia towaru lub wykonania usługi.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do faktury wewnętrznej, najlepiej jest sięgnąć po rozporządzenie Ministra Finansów, które dokładnie określa przepisy związane z wewnętrznymi fakturami. Dzięki temu nie będziemy mieć już żadnych wątpliwości.
