Za księgi handlowe uznaje się zapisy księgowe, które mają za zadanie opisywać obroty oraz salda, a także odzwierciedlają wartość pasywów i aktywów. Księgi rachunkowe dzielą się na dzienniki, księgę główną oraz księgi pomocnicze.
W dziennikach zapisuje się wszystkie należności w kolejności chronologicznej, konta księgi główne służą do zapisywania salda początkowego wraz z aktywami i pasywami, a także kolejne operacje.
Księgi pomocnicze służą do rozliczania się z pracownikami, kontrahentami, zapisywania kosztów i operacji sprzedaży. Zgodnie z prawem powinny się one znajdować albo w siedzibie firmy albo w specjalnie do tego wyznaczonej jednostce. Może to być np. biuro rachunkowe, które posiada umowę cywilno-prawną z wybraną firmą. Biura rachunkowe bardzo często korzystają z rożnego rodzaju programów księgowych, które mają im ułatwić pracę oraz sprawić, że przedsiębiorcy będą mieli dostęp do swoich rachunków, za pośrednictwem Internetu.
Księgi handlowe są prowadzona ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości jest to niezbędny element przy prowadzeniu firmy. Dlatego też konieczne jest, aby notować wszystkie operacje gospodarcze, należności, a także zobowiązania. Niezbędne jest dokładne ewidencjonowanie wszystkich obszarów w jakich działa firma.
W księgach muszą się znaleźć przychowy i rozchody, wszelkie zobowiązania, niezależnie od tego, jak odległy jest termin spłaty. Bardzo ważne jest to, aby elementy było zapisane w sposób jasny i jednoznaczny. Wszystko powinni być zapisane w taki sposób, aby można było szybko ocenić w jakim stanie finansowym firma się znajduje. Dokonuje się tego za pomocą tworzenia różnego rodzaju bilansów, rachunków zysków i strat, a także sprawozdań finansowych.
Księgo handlowe mają być prowadzone przez spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Co do innych form działalności gospodarczej, nie wszystkie mają obowiązek prowadzenia pełnej dokumentacji księgowej. Szczegóły można znaleźć w Ustawie o rachunkowości, która dokładnie opisuje sporne kwestie.
Do otwarcia ksiąg rachunkowych dochodzi w momencie, kiedy firma rozpoczyna swoją działalność. Może być to także początek nowego okresu rozliczeniowego albo pierwszy dzień, kiedy doszło do istotnej zmiany prawa lub kształtu placówki. Nowa księga jest też wymagana w przypadku rozpoczęcia postępowania upadłościowego. Księgi zamyka się, w momencie w którym kończy się rok obrotowy, dojdzie do zakończenia działalności albo firma zmienia swoją postać prawną.
