Czy osoba fizyczna nie będąca płatnikiem VAT może wystawić rachunek firmie lub innej osobie prywatnej? Niestety nie. Do wystawiania rachunków i faktur w świetle prawa upoważnione są jedynie podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Ponadto osobie, która bezprawnie wystawiła rachunek może grozić odpowiedzialność skarbowa zgodnie z artykułem 62 ustawy z dnia 10 września 1999 roku, Kodeksu Karnego Skarbowego.
Rachunek uznawany jest za wadliwy, ponieważ nie ma zawartej nazwy firmy, która byłaby podmiotem wystawiającym, gdyż osoba która go sporządziła jest podmiotem fizycznym, a nie prowadzącym działalność gospodarczą.
Wyjątek stanowią osoby fizyczne, które wystawiają rachunki do umowy o dzieło lub umowy zlecenie. W tym przypadku normą jest, że zleceniodawca wystawia rachunek, jednakże zleceniobiorca również może to zrobić. Nie jest powiedziane, że wystawianie rachunków do umów cywilno – prawnych leży tylko i wyłącznie po stronie zleceniodawcy, który jest płatnikiem VAT.
Wszystko wtedy odbywa się zgodnie z przepisami prawa. Jednak wystawianie rachunków bez jakiejkolwiek umowy jest błędne i w każdym innym przypadku taki rachunek uznawany jest za wadliwy.
Zupełnie innym przypadkiem są sytuacje wynajmu mieszkania, kiedy wynajmującym jest osoba fizyczna uzyskująca z tego tytułu dochód. Mają one prawo do wystawiania rachunków dotyczących wynajmowanego lokalu na przykład dzierżawcom. Wystawienie rachunku przez taka osobę, która utrzymuje się z najmu, a nie ma założonej firmy, czyli nie jest płatnikiem VAT, jest właściwie jej obowiązkiem, jaki narzuca jej polskie prawo. Rachunek taki wystawia się na życzenie najemcy i musi on zawierać odpowiedni numer z datą oraz kolejnością wydania.
Rachunek można również wystawić będąc osobą fizyczną, jeżeli dotyczy on transakcji sprzedaży drobnych przedmiotów. Wtedy również nie powinno być problemu. Schody zaczynają się, kiedy osoba fizyczna wystawia rachunek za wykonanie jakiejś usługi bez podpisywania wcześniejszej umowy o dzieło z firmą. Na tej samej zasadzie osoba fizyczna nie może wystawić rachunku innej osobie fizycznej, gdyż jest to również niezgodne z prawem.
Wszystkie regulacje dotyczące wystawiania rachunków i faktur oraz opodatkowania wszelkiego rodzaju usług zawarte są w Ordynacji Podatkowej oraz w Kodeksie Karnym Skarbowym. Ponieważ nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie w poszczególnych kwestiach warto udać się do doradcy podatkowego lub skorzystać z odpowiednich publikacji prawnych, gdyż nieznajomość prawa szkodzi.