Inwentaryzacja wszystkim, którzy prowadzą działalność gospodarczą jest bardzo dobrze znana. Każdy przedsiębiorca bowiem musi prowadzić dokumentacje księgową na bieżąco, natomiast obowiązująca w Polsce ustawa o rachunkowości nakazuje raz na jakiś czas przeprowadzenie inwentaryzacji, czyli dokładnego spisu składników posiadanego majątku, a konkretnie ustalenie stanu aktywów i pasywów.
W jakim celu przeprowadzana jest inwentaryzacja?
Szczegółowo określa to Ustawa o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, jednak zdaniem ekspertów informacje w niej zawarte nie są dość precyzyjne, dając jednocześnie w kwestii inwentaryzacji wolną rękę przedsiębiorcom.
Przede wszystkim ma ona pomóc w uzgodnieniu zapisów w księgach ze stanem faktycznym oraz w dokonaniu ewentualnej korekty niezgodności i ustaleniu przyczyn ich wystąpienia, ale także w celu porównania danych ewidencyjnych, oceny przydatności poszczególnych składników majątkowych oraz rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za inwentarz.
W praktyce istnieją trzy rodzaje inwentaryzacji.
Pierwsza : tak zwany spis z natury obejmuje wszelkie składniki majątkowe ( środki trwałe, pieniężne, papiery wartościowe, towary). Przeprowadzają ją członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Nie podlegają jej firmy świadczące usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz magazyny.
Drugi rodzaj to tak zwane uzgadnianie sald z kontrahentami, które polega na spisie sald rachunków pieniężnych oraz inwentaryzacji wszelkich kredytów oraz pożyczek firmy, w tym również inne zobowiązania.
Trzeci: weryfikacja stanu ewidencyjnego, czyli spis tych aktywów i pasywów, których nie można objąć dwoma wcześniejszymi rodzajami inwentaryzacji, takich jak grunty rolne czy zobowiązania publicznoprawne.
Jak często i kiedy musi być przeprowadzana inwentaryzacja?
Zgodnie z obowiązującą Ustawą o Rachunkowości w sytuacjach nie odbiegających od normy raz na rok oraz raz na dwa lub cztery lata.
Zawsze pod koniec roku obrotowego, ale nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem. Inwentaryzacje najczęściej przeprowadzane są w okresie od października do 15 stycznia.
Istnieją również inne szczególne powody do przeprowadzenia inwentaryzacji. Przede wszystkim w sytuacji, jeżeli firma ogłasza upadłość oraz ma zostać sprzedana. Robi się to zawsze najpóźniej dzień przed ogłoszeniem przejścia w nowy stan. Również, gdy z pracy odchodzi osoba odpowiedzialna materialnie za inwentarz lub taka osoba po prostu się zmienia, a także po ewentualnym pożarze, kradzieży czy innym zdarzeniu losowym, jak i również kiedy żądają tego odpowiednie organy – policja czy Urząd Skarbowy – na mocy obowiązującego prawa.
Zgodnie z Ustawą inwentaryzację przeprowadza kierownik jednostki. Raz na cztery lata można poddać spisowi środki trwałe jakimi dysponuje firma, maszyny i urządzenia będące na wyposażeniu. Natomiast raz na dwa lata inwentaryzacji podlegają zapasy materiałów, towarów i produktów.
W przypadku, kiedy inwentaryzacja ma zostać przeprowadzona w innym terminie niż dzień rozpoczęcia działalności oraz pierwszy i ostatni dzień roku należy powiadomić w trybie natychmiastowym naczelnika Urzędu Skarbowego. Można to zrobić wysyłając odpowiednie pismo.
