Rachunki mogą wystawiać jedynie podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Osoby fizyczne mogą to robić jedynie w określonych sytuacjach. Po pierwsze, jeżeli rachunek wystawiany jest do umowy o dzieło lub umowy zlecenie osoba fizyczna będąca wykonawcą, a tym samym stroną umowy, ma prawo do wystawienia rachunku. W tym przypadku prawo do wystawienia rachunku ma zarówno wykonawca, jak i odbiorca zlecenia. Druga sytuacja, która dopuszcza wystawienie tego typu dowodu płatności przez osobę fizyczną jest wynajem lokalu, gdzie właściciel na żądanie najemcy może mu wystawić rachunek.
Jednak przedsiębiorcy oraz firmy mają obowiązek wystawiać rachunki za każdą wykonaną usługę lub transakcję zgodnie z przepisami zawartymi w Ordynacji Podatkowej.
Na wystawienie rachunku mają siedem dni od zakończenia pracy na rzecz klienta lub jeżeli klient zażądał dokumentu księgowego w późniejszym terminie, siedem dni liczone jest od momentu, w którym wyraził on potrzebę otrzymania rachunku. Jednakże, jeśli klient upomni się o rachunek po trzech miesiącach od wykonania zlecenia lub dokonania transakcji, podmiot gospodarczy nie ma obowiązku wystawiać dokumentacji księgowej.
Dokument finansowy, faktura lub rachunek, w głównej mierze służą jako potwierdzenie wykonania usługi lub sprzedaży do celów opodatkowania. Ponieważ w związku z tym mają być przedstawione odpowiednim organom muszą zostać odpowiednio sporządzone, inaczej w świetle prawa nie będą miały większego znaczenia. Na podstawie paragrafu 15 ustawy 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 roku prawidłowo wystawiony rachunek musi zawierać:
1. Imiona i Nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy obu stron transakcji.
2. Datę wystawienia oraz numer kolejny rachunku.
3. Oznaczenie: „Oryginał” lub „Kopia” odpowiednio na każdym dokumencie.
4. Podaną ilość oraz rodzaj towarów, który jest przedmiotem transakcji lub wykonanych usług, a także ich ceny jednostkowe.
5. Ogólną sumę należności wyrażoną w liczbach i słownie.
6. Czytelny podpis wystawiającego rachunek oraz odcisk pieczątki wystawiającego rachunek lub firmy, jeżeli się taką posługuje.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że od 10 marca 2011 roku zniesiono obowiązek oznaczania rachunku symbolami „oryginał” i „kopia” oraz czytelnego podpisu i pieczątki wystawcy rachunku. Dzięki temu rachunki można wystawiać, wysyłać i przechowywać teraz w formie elektronicznej, a nie jak do tej pory jedynie w papierowej.
Jeżeli chodzi o rachunki wystawiane do umów cywilno – prawnych to nie różnią się one zbytnio od przedstawionego schematu. Zamiast towaru czy wykonywanej usługi wpisuje się przedmiot umowy: zlecenie lub dzieło oraz jego cenę brutto i netto, a także kwotę zaliczki i wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast rachunki najmu zamiast wykonanej usługi powinny zawierać określenie przedmiotu najmu oraz jego cenę pozostałe dane są identyczne z wzorem i wytycznymi, które zawiera uchwała.
