Na potrzeby prowadzonej przez przedsiębiorcę firmy lub działalności gospodarczej, właściciel prywatnego samochodu ma możliwość obciążenia kosztów podatkowych tak jak gdyby samochód ów był samochodem firmowym.
Aby móc jednak dokonać takiej operacji właściciel jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która to umożliwia zaliczenie poniesionych przez kierowcę wydatków do kosztów, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz osób prawnych. Brak takowej ewidencji uniemożliwia przedsiębiorcy zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym, jak również obniżenie podatku VAT.
Obowiązek regularnego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy tych samochodów osobowych, które stanowią prywatną własność przedsiębiorcy czy też wspólnika firmy, samochodów osobowych używanych na podstawie umowy najmu, użyczenia bądź dzierżawy, samochodów osobowych będących własnością pracowników firmy, w tym również w zakresie jazd poza miejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej, a także zastępczych samochodów osobowych.
Ewidencja przebiegu pojazdu to ustawowo przewidziana forma określania przez podatnika (właściciela pojazdu) przebiegu samochodu nie należącego do środków trwałych firmy, a jest aktywnie wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy przy tym pamiętać, iż w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu można wykazywać jedynie te kilometry, które to podatnik przejechał w celu załatwiania spraw związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej.
Przede wszystkim należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, iż wydatki muszą mieć pośredni bądź też bezpośredni związek ze źródłem przychodów działalności. Wydatki (na przykład wydawane na paliwo bądź inne koszty amortyzacji samochodu) zużywane na przejazdy odbywane w celach prywatnych nie mogą być wpisane do ewidencji przebiegu pojazdu i tym samym zaliczone do kosztów podatkowych.
W celu ustalenia rzeczywistego przebiegu samochodu właściciel samochodu jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej przez niego na koniec każdego miesiąca. Wszystkie zapisy dokonywane w prowadzonej ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu są zapisywane miesięcznie, jednak rozliczane narastająco.
Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są limitowane tzw. kilometrówką, co oznacza, że mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jedynie do pewnej wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów właściciela oraz ustalonej stawki za jeden kilometr przebiegu, określanej zazwyczaj w odrębnych przepisach, wydawanych przez właściwego ministra (w tym wypadku rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobów dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motorowerów oraz motocykli niebędących własnością pracodawcy), lub też w przypadku jazd lokalnych kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Limity dla prywatnego samochodu osobowego uzależnione są od pojemności skokowej silnika samochodowego, a wynoszą odpowiednio 0, 5214 zł przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 oraz 0, 8358zł przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
