W Polsce istnieją dwa systemy księgowości, do których prowadzenia są zobowiązane firmy, by spełniały swoją powinność podatkową. Jest to system uproszczony i pełny. W systemie uproszczonym prawo nakłada obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. W systemie pełnym natomiast obowiązuje prowadzenie Ksiąg Handlowych.
Na czym polega prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów i czym się różni od Ksiąg Handlowych? Czy można przejść z jednego systemu finansowego na drugi?
Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) obowiązuje osoby fizyczne, które prowadzą własną jednoosobową działalność gospodarczą. Ponadto taki system rozliczeniowy muszą prowadzić spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki jawne osób fizycznych. Dodatkowo taki system księgowy obowiązuje w spółkach partnerskich.
Wszystkie te firmy muszą prowadzić czynną działalność gospodarczą. Obowiązek prowadzenia KPiR jest nałożony także na te osoby, które prowadzą działalność gospodarczą opartą o umowy agencyjne (agenci ubezpieczeniowi) i system zleceń. Niektórzy rolnicy również są zobowiązani do prowadzenia KPiR. Są to szczególne przypadki, które określa prawo podatkowe. Z obowiązku prowadzenia KPiR nie są również zwolnieni duchowni (pod warunkiem, że zrzekli się płacenia podatku zryczałtowanego).
Obowiązek prowadzenia KPiR natomiast nie dotyczy osób fizycznych, które płacą podatki w formie ryczałtu, ich działalność dotyczy transportu konnego, są adwokatami albo właśnie zlikwidowały własną działalność gospodarczą (jednoosobową). Podobnie ma się syksięgowy obowiązujetuacja w przypadku sprzedaży majątku lub jego poszczególnych części. KPiR nie dotyczy osoby, która opuściła zlikwidowaną spółkę.
Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów spada na firmy, które nie przekraczają pewnego, odgórnie ustalonego prawem limitu rocznego obrotów inaczej zwanego limitem sprzedażowym. Limit sprzedażowy dotyczy obrotów spółki. Jest sumą kwot z przychodów ze sprzedaży tego, czym handluje lub jakie usługi prowadzi firma (kwota netto) i operacji finansowych. Wszystko liczy się łącznie i dotyczy pełnego, poprzedniego roku kalendarzowego. Limit ten to obecnie równowartość 1 200 000 euro. Po przeliczeniu na złotówki w bieżącym roku wynosi blisko 5 mln zł rocznego obrotu. Kurs euro, według którego oblicza się limit, określany jest we wrześniu każdego roku.
Przechodzimy na Księgi Handlowe
Zdarza się jednak tak, że określony limit 1 200 000 euro firma przekroczy. Co wtedy należy zrobić? Prawo podatkowe – ustawa o rachunkowości, art. 2 ust. 1 pkt 2 – jest konkretne w tym przypadku i nakłada prowadzenie pełnej księgowości, czyli zmianę systemu uproszczonego i przejście z KPiR na Księgi Handlowe. Co to oznacza dla firmy? Większe wydatki i bardziej skomplikowany system podatkowy? Na pewno, ale są także plusy tej zmiany.
Księgi rachunkowe inaczej zwane księgami handlowymi są prowadzone systematycznie i chronologicznie. Do podstawy ich prowadzenia są używane tak zwane dowody księgowe (przelewy, faktury, rachunki itp., wszystkie dokumenty finansowe firmy). Księgi Handlowe zawierają opis wszystkich wydarzeń finansowych jakie miały miejsce w firmie. Na ich podstawie tworzy się dziennik. Musi także zostać utworzona księga główna oraz tak zwane księgi pomocnicze. Dodatkowo jest prowadzony rejestr obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Firma ma obowiązek posiadania zestawień wszystkich swoich aktywów i pasywów.
Prowadzenie Ksiąg Handlowych nie jest proste. Wymaga doskonałej znajomości zasad księgowości i doświadczenia w tego typu działaniach. Dlatego firmy zatrudniają tylko wysoko wykwalifikowanych specjalistów od księgowości lub zlecają zadanie zaufanemu biuru rachunkowemu.
Pełna rachunkowość to pełna kontrola sytuacji finansowej firmy i możliwość zweryfikowania jej na każdym etapie. Plusem jest też możliwość ustalenia własnych odpowiednio dostosowanych planów kont. Jeśli tylko firma jest w stanie udźwignąć jej koszt bądź wie, że limit obrotów zostanie przekroczony, przechodzi na rozliczanie według Ksiąg Handlowych.
