Prowadzenie działalności gospodarczej bardzo często wiąże się z koniecznością wyjazdów. Jednak kwestią można powiedzieć sporną jest to, w jaki sposób rozliczać koszty ponoszone na takie właśnie wyjazdy. Jeżeli w taką podróż udaje się pracownik sprawa na pewno jest znacznie łatwiejsza, gdyż wtedy pracodawca wysyłający go na wyjazd powinien zwrócić związane z tym koszty.
Nie oznacza to jednak, że osoby fizyczne prowadzące działalność które same udają się w taką podróż nie mają wyjścia. Odpowiednie przepisy stwierdzają, że kosztami prowadzenia działalności są te koszty, których celem jest jej rozwój. Dlatego jeżeli taka podróż jest związana wyłącznie z działalnością, może być potraktowana jako wyjazd służbowy i rozliczana podobnie jak delegacje pracownicze.
Do kosztów wyjazdu zalicza się przede wszystkim koszt transportu oraz noclegów. Jeśli chodzi o rozliczanie transportu w celu wyjazdów służbowych, zacząć należy od określenia, czy jest to transport publiczny, jak na przykład autobusy lub pociągi, czy też transport własny. W przypadku tego pierwszego zazwyczaj wystarczy jedynie faktura lub rachunek, a nawet bilet, jeżeli trasa jest dłuższa, z tym że musi on zawierać wszystkie dane przewoźnika, w tym numer NIP oraz wszelkie kwoty zawarte w cenie biletu, przede wszystkim wysokość podatku.
Jeżeli środkiem transportu jest samochód, istotne jest przede wszystkim to, czy jest on własnością firmy czy nie. Jeżeli tak, wtedy koszty rozlicza się na podstawie faktur za paliwo czy też na przykład parkingi. Jeżeli zaś stanowi on własność innej osoby lub firmy, wtedy konieczne jest prowadzenie ewidencji, w której wpisuje się ilość pokonanych kilometrów, i na tej podstawie potem rozlicza się wyjazd. Stawka za kilometr jest ustalona dla samochodów o różnej pojemności silnika.
Noclegi w czasie delegacji rozlicza się na podstawie faktur i rachunków, dlatego pamiętanie o nich jest konieczne. W przypadku gdy zapomnimy go wziąć, nie można prawidłowo rozliczyć delegacji. Nieco inną kwestią jest rozliczanie wyżywienia podczas wyjazdu, nie można po prostu brak rachunków na wszystko, co zjemy. W prawie określone są tak zwane diety, których wysokość stanowi podstawę do rozliczania delegacji. Inne kwoty są dla delegacji krajowych, a nieco inne dla delegacji zagranicznych poza tym ich wysokość zależy często od czasu trwania delegacji.
Nie można zapominać także o tym, że każda delegacja musi być bezwzględnie rozliczona w terminie 14 dni od jej zakończenia. Nie chodzi tylko o to, aby złożyć rachunki, konieczne także jest uzasadnienie takiego wyjazdu. Dlatego też wszystko, co jest związane z delegacją i prowadzonymi w czasie niej na przykład spotkaniami jest bardzo istotne, i takie rzeczy jak notatki czy podobne do nich powinny być zachowane. Należy je dołączyć do innych dokumentów związanych z wyjazdem.
W przypadku osób prowadzących działalność bardzo często zdarza się, że są jakieś wątpliwości związane z interpretacją przepisów, wtedy jednak zawsze można zwrócić się o jej dokonanie do Urzędu Skarbowego, i postępować zgodnie z ich wyjaśnieniami.
