Wstąpienie Polski do Unii Europejskiej wprowadziło nowe zasady wymiany handlowej między krajami członkowskimi. Tzw. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów została uregulowana w polskich przepisach w ustawie o podatku od towarów i usług w 2004r.
Artykuł 42 tej ustawy określa warunki, jakie musi spełnić przedsiębiorca, chcący zastosować preferencyjną stawkę VAT 0% przy transakcjach dotyczących dostawy towaru do innego kraju będącego członkiem UE.
Jednym z podstawowych warunków jest posiadanie przez obu kontrahentów takiej transakcji numerów identyfikacji podatkowej na potrzeby transakcji wewnątrz Unii, tzw. VAT UE. Numer ten nadawany jest przez organ podatkowy państwa członkowskiego właściwego dla każdego z kontrahentów i posiada kod identyfikujący kraj danego przedsiębiorcy (polscy przedsiębiorcy mają przedrostek PL przed numerem NIP). Przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT UE przed dokonaniem pierwszej transakcji dotyczącej wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów.
Ponieważ posiadanie NIP-UE warunkuje możliwość stosowania zerowej stawki VAT, w interesie sprzedawcy jest sprawdzenie, czy jego kontrahent posiada taki numer i czy jest on aktywny – tzw. VAT validation. Udokumentowane potwierdzenie tego faktu powinno zostać każdorazowo dołączane do dokumentacji transakcji.
Od 2014r. sprawdzenie numeru identyfikacji VAT, odbywa się na terenie Polski w oparciu o nowe rozporządzenia Ministra Finansów. Wraz z ustawą o podatku od towarów i usług wymieniają one sposoby potwierdzania numerów VAT kontrahentów przez polskich przedsiębiorców. Jednostką organizacyjną na terenie Polski odpowiedzialną za takie potwierdzenie jest Izba Skarbowa w Poznaniu, działającą w tym zakresie poprzez Biuro Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie. Do Biura należy zgłaszać wnioski o potwierdzenie numeru VAT za pośrednictwem poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej lub faksu. Wnioski można również składać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Informację można również uzyskać dzwoniąc pod numery telefonu infolinii Krajowej Informacji Podatkowej.
Poprawność i ważność numerów identyfikacji podatkowej sprawdzana może być także na stronie internetowej Komisji Europejskiej: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Strona ta wyświetlana jest we wszystkich językach krajów członkowskich, w tym polskim. Prosty formularz wymaga wpisania państwa członkowskiego kontrahenta, którego chcemy sprawdzić, jego numer VAT, a także te same dane dotyczące składającego zapytanie. Po uruchomieniu przycisku „Weryfikuj” zostanie wyświetlona informacja czy podany numer identyfikacji podatkowej kontrahenta jest na daną chwilę ważny i prawidłowy
