Każda duża firma posiada zakładowy system kont. Czym jest i do czego służy? Zakładowy system kont to system, za pomocą którego firma rejestruje aktywa, pasywa oraz zdarzenia gospodarcze.
Tworzy się go najczęściej w momencie rozpoczynania działalności firmy lub też, kiedy jest wprowadzana księgowość. Dostosowuje się go do profilu działalności przedsiębiorstwa.
Zakładowy plan kont to, najprościej rzecz ujmując, część systemu księgowego.
Firma jest zobowiązana do jego używania, jeśli prowadzi pełną księgowość finansową. Traktuje o tym ustawa o rachunkowości.
Jak wygląda zakładowy system kont? Jest to spis numerów wewnętrznych kont firmy. Normuje on reguły księgowania na danych kontach wszystkich operacji finansowych, jakie zdarzają się w trakcie działalności firmy. Taki plan zazwyczaj przygotowuje główny księgowy a zatwierdza dyrektor firmy.
Jak ujmuje ustawa o rachunkowości, plan kont musi spełniać pewne wymogi. W jego skład muszą wchodzić: wykaz kont księgi głównej, czyli tak zwanych kont syntetycznych, reguły stwarzania i działania kont ksiąg pomocniczych czyli, inaczej zwanych, kont analitycznych, sposób ewidencji analitycznej, którą będzie się używało dla określonej grupy komponentów majątku obrotowego, zasady wyceniania rzeczowego majątku obrotowego oraz sposoby amortyzacji majątku trwałego. Zwyczajowo, dla firm zajmujących się sprzedażą towarów, produkcją czy też świadczeniem usług, zakładowy plan kont zawiera 9 zespołów kont, które numeruje się od 0 do 8.
Coraz częściej duże firmy a zwłaszcza te, które są częściami międzynarodowych koncernów, stosują inna numerację, jednak ta tradycyjna jest ciągle bardzo często stosowana. W jaki sposób wygląda to w praktyce?
Syntetyczne konta są oznaczane w zakładowym planie kont liczbami trzycyfrowymi. Pierwsza cyfra to numer grupy, z której pochodzi konto. Konta analityczne, które należałyby do tych kont zaczynałyby się więc od numeru konta syntetycznego a dalej zawierałyby inne numery. Pierwszy zespół kont to zwykle majątek trwały, dalej są środki pieniężne, rozrachunki i roszczenia, koszty, przychody, wynik finansowy itp. Firmy najczęściej korzystają z wzorów planu kont, dostosowując go do swojego przedsiębiorstwa.
Często bywa tak, ze system księgowy używany w danej firmie sam narzuca pewien sposób prowadzenia zakładowego planu kont, jego wygląd i niezbędne składniki. Główny księgowy dostosowuje taki plan do potrzeb przedsiębiorstwa i przedstawia projekt dyrektorowi, do którego obowiązków należy taki plan kont zaakceptować.
