Barter posiada jedną podstawową zasadę – transakcja polega na wymianie towaru (usługi) na towar (usługę). Dozwolona jest wymiana mieszana czyli towar za usługę albo usługa za towar. Ważne jest, aby podczas tej wymiany wyszedł bilans zerowy, co oznacza, że towary czy usługi, które się wymienia powinny być jednakowej wartości.
Jest to transakcja z zasady bezgotówkowa. Najbardziej znana transakcja barterowa miała miejsce w 2005 r. i do konał jej Kyle MacDonald. Wszystko zapoczątkowała gra zwana Bigger and Better, polegająca na tym, by zamienić rzecz, jaką się posiada na inną, najlepiej o większej wartości. MacDonald zaczął od wystawienia spinacza do papieru, za którego dostał długopis – rybę. Wymieniał kolejno rzeczy, które otrzymywał a każda z nich była większej wartości od poprzedniej. MacDonald dostał na przykład skuter śnieżny czy grill ogrodowy. Sytuacja rozwinęła się na tyle daleko, że w końcu władze miasta Kipling zaproponowały MacDonaldowi dom oraz honorowe obywatelstwo. Szczęśliwiec opisał wszystko najpierw na blogu, później w książce.
Przykładem barteru może być także sytuacja wymiany, np. komputera na ulotki, telefonu za usługę hydrauliczna itp. Jak wspomniano na początku, wymieniane towary powinny być jednakowej wartości tak, aby bilans był zerowy.
Mimo że podpisanie umowy nie jest wymagane, dobrze się na to zdecydować. Będzie ona przydatna do celów dowodowych i podatkowych, ponieważ wymiana barterowa powinna być uwzględniona w księdze przychodów i rozchodów.
Barter jest zarówno kosztem jak i przychodem. Dodatkowo, wymiana barterowa może być również opodatkowana podatkiem VAT. Najmniej komplikacji budzi transakcja barterowa dokonywana między dwoma przedsiębiorcami. Ponieważ przedmioty są takiej samej wartości, nie ma znaczenia, którą należy opodatkować. Strony wystawiają sobie nawzajem rachunki lub faktury na tę samą kwotę. Jedna uwzględnia przychód a druga koszt. Taka wymiana barterowa jest neutralna podatkowo. Wymiana podatkowa podlega podatkowi VAT, więc wystawione faktury powinny określać właściwy podatek dla towarów i usług. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa towaru lub usługi. Faktura barterowa musi być ujęta i w rejestrze VAT zakupów i w rejestrze VAT sprzedaży.
Sprawa robi się trochę bardziej skomplikowana kiedy firma dokonuje wymiany z osobą prywatną. Oczywiście nie może być tu mowy o wymianie faktur, ponieważ osoba prywatna takiej nie wystawi. Tę sytuację rozwiązuje się zawierając umowę o dzieło albo umowę zlecenie z osobą prywatną. Jako wynagrodzenie określa się rzecz lub usługę. Takie rozwiązanie jest możliwe, ponieważ kodeks cywilny nie wskazuje, że wynagrodzenie musi być wyłącznie pieniężne. Niezbędne jest jednak ustalenie wartości świadczenia. Umożliwia to dokument zakupu czyli np. paragon albo rachunek albo cena rynkowa. Od tej kwoty należy zapłacić podatek tak jak we wszystkich umowach cywilnoprawnych a niekiedy także składki ZUS. Składki ZUS należy zapłacić w przypadku umowy zlecenie. Jako podstawę do ich wyliczenia stosuje się wartość świadczenia, jakie osoba prywatna otrzymuje od przedsiębiorcy.
Jeśli umowę zlecenie zawarto z uczniem lub studentem, nie ma obowiązku wyliczania składki ZUS. Jeśli chodzi o umowę o dzieło, przedsiębiorca musi zapłacić podatek dochodowy. Taka wymiana barterowa nie jest jednak neutralna podatkowo, ponieważ osoba prywatna nie może opodatkować swojej części umowy. Należy pamiętać, że cena na umowie musi być rzeczywista. Jeśli zostanie zawyżona lub zaniżona w stosunku do ceny rynkowej, urząd skarbowy może ją zakwestionować. Urząd samodzielnie ustali w takiej sytuacji wartość towaru czy usługi i nakaże przedsiębiorcy zapłatę zaległych podatków razem z odsetkami. Możliwe jest także zastosowanie wobec takiego przedsiębiorcy kary grzywny.
O ile wymiana barterowa brzmi kusząco, należy pamiętać, że znalezienie partnera do wymiany nie jest tak prostym zadaniem. Ułatwieniem są portale internetowe, które oferują wielostronną wymianę barterową. Polega to na tym, że użytkownik portalu, kiedy oddaje swój produkt innemu użytkownikowi, dostaje za to wewnętrzną walutę. Pieniądze te można wydać u innych podmiotów, które są zrzeszone w platformie. Reasumując, za nasz produkt o konkretnej wartości, dostajemy walutę wirtualną, za którą możemy nabyć inny produkt lub kilka produktów. Należy jednak pamiętać, że właściciel portalu za każdą transakcję pobiera prowizję. Transakcję barterową wielostronną rozlicza się tak samo jak transakcje gotówkowe. Tak samo, po sprzedaniu towaru, należy wystawić fakturę lub rachunek za pomocą systemu portalu. Kupujący natomiast również wystawia fakturę na taką samą kwotę.
Bez wątpienia wymiana barterowa jest ciekawą opcją dla ludzi, którzy nie zamierzają sprzedawać swoich produktów czy usług ze względu na nieopłacalność takiej transakcji. Wymienić możemy właściwie wszystko, co przedstawia dla kogoś innego jakąś wartość. Pamiętać jednak należy, by wypełnić wszystkie formalności tak, by po kontakcie z urzędem skarbowym bądź ZUSem nie spotkały nas żadne przykre niespodzianki.
