Podatnicy, którzy rozliczają się na ogólnodostępnych przepisach zgodnie ze skalą podatkową, mają prawo do skorzystania z kwoty zmniejszającej podatek, która im przysługuje, i która dla każdego jest niezmienna.
Jednakże, aby w pełni zaistniała możliwość pomniejszenia zobowiązania względem urzędu skarbowego, trzeba spełnić wszystkie warunki oraz ograniczenia, jakie określa ustawodawca.
Według zasad podatku progresywnego, czyli ogólnego podatku dochodowego od osób fizycznych, przy dochodach należących do pierwszego przedziału skali podatkowej możliwe jest włączenie kwoty zmniejszającej podatek, czyli 18% kwoty wolnej od podatku. Zatem przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, rozliczający się z fiskusem na zasadach ogólnych muszą uwzględniać te kwoty. Podczas prowadzenia rozliczeń firmy opierając się na podatku liniowym, ryczałcie od przychodów, karcie podatkowej zastosowanie odliczenia nie będzie wykonalne.
Pracodawca również jest zobowiązany do odliczania kwoty zmniejszającej podatek. Podczas obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy pracownika, ma on na zadanie odliczyć odpowiednio 1/12 kwoty. Może to zrobić wtedy, gdy otrzyma od pracownika, przed jego pierwszą wypłatą, oświadczenia PIT-2, w którym potwierdzi spełnienie określonych przez ustawę warunków, jakimi są:
• brak emerytury lub renty,
• brak dochodów z bycia członkiem w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni, która zajmuje się produkcją rolną,
• brak dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki,
• brak świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• zakład pracy jest odpowiedni do stosowania tego zmniejszenia.
Pracownik może zostać pozbawiony prawa do skorzystania z odliczenia kwoty, która zmniejsza podatek wtedy, gdy choć jeden z wyżej wymienionych warunków nie zostanie przez niego spełniony. Wtedy już nie musi składać oświadczenia. Jeżeli pracownik nie dostarczy pracodawcy formularza PIT-2, to nie ma wówczas prawa do dokonania odliczeń przy obliczaniu zaliczki na podatek za pracownika, przy czym pracodawca nie może żądać od zatrudnionego oświadczenia o niedokonywaniu potrąceń.
Często bywa, że osoba, która pracuje na etacie także prowadzi działalność gospodarczą, która jest opodatkowana według skali podatkowej. W takich okolicznościach podatnik musi brać pod uwagę kwoty zmniejszające podatek wyłącznie na poczet prowadzonej działalności, gdyż w innym przypadku odliczenia by się podwoiły, co byłoby niedopuszczalne, ponieważ prawo do skorzystania z kwoty zmniejszającej podatek, należy się każdemu podatnikowi wyłącznie raz. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo zgłosić w zakładzie pracy pisemną rezygnację z prawa do odliczeń przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy odprowadzanej przez pracodawcę.
Główną zaletą pracownika-przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych jest fakt, iż uzyskany dochód może rozliczyć na jednym formularzu podatkowym PIT-36 po zakończeniu roku podatkowego.
