Umowa zlecenie rozliczana jest na podstawie przedstawionego przez zleceniobiorcę rachunku, który powinien być wystawiony według zawartej wcześniej umowy, a także powinien obejmować wszelkie czynności wykonane przez zleceniobiorcę podczas realizacji zlecenia.
Według umowy zlecenie, wykonawca obliguje do wykonania czynności określonych w umowie, a zleceniodawca- do wypłaty ustalonego w umowie wynagrodzenia.
Umowy zlecenie często podpisywane są na dłuższy czas, a rozliczane są okresowo, adekwatnie do postępu realizowanych prac lub zgodnie z przypadającym w danym okresie wynagrodzeniem- miesięcznym lub kwartalnym.
W związku z wypłatą wynagrodzenia, na pisemne lub ustne żądanie zleceniodawcy, osoba przyjmująca zlecenie ma obowiązek wystawić rachunek. Ważne jest, że płaca nie jest uzależniona od wystawienia rachunku zleceniobiorcy, bowiem należy się ona automatycznie, w dniach wyznaczonych w umowie.
Data wystawienia rachunku do umowy zlecenie zależna jest od tego, czy wymaganie jest wynikiem umowy, czy też zgłoszone jest po zakończeniu zlecenia lub okresu rozliczeniowego, za który rachunek musi być wystawiony.
Rachunek, którego data wynika z zawartej umowy należy wystawić w ciągu 7 dni od momentu wykonania zlecenia bądź w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, którego rachunek będzie obejmował. Natomiast, gdy żądanie zgłoszono po wykonaniu zlecenia, rachunek trzeba wystawić w ciągu 7 dni od dnia uzyskania żądania.
Rachunek, który jest związany ze zleceniem powinien składać się z kilku podstawowych elementów, czyli:
• daty wystawienia oraz kolejny numer dokumentu,
• imion i nazwisk stron umowy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy) wraz z adresami,
• opisów usługi lub też wykonanego dzieła wraz z podaniem ich jednostkowej ceny,
• ogólnych cen wykonania pozwalających w łatwy i szybki sposób rozliczyć rachunek (kwota brutto, wartość kosztu uzyskania przychodu, wysokość zaliczki podatku dochodowego.
Ogólnie nie ma obowiązku podpisywania rachunku, jednakże w praktyce podpis cały czas jest stosowany. Jest to bezpieczna praktyka, która ma na celu zapewnienie, że w momencie konfliktu o zakres wykonanych prac zleceniobiorca potwierdza podpisanym rachunkiem to, co rzeczywiście zrobił. Podpis zleceniodawcy pod rachunkami potwierdzić może także to, że został mu on naprawdę przekazany.
Nie ma obowiązku oznaczenia faktury, jako oryginał lub kopia. Jeden egzemplarz rachunku przekazywany jest zleceniodawcy, a drugi pozostaje u zleceniobiorcy.
Ważną kwestią dotyczącą rachunku jest fakt, że z jego pomocą przedsiębiorca księguje pracownicze wynagrodzenie, oblicza wysokość podatku dochodowego oraz oblicza wysokość składek na ubezpieczenia społeczne.
