Jednym z najważniejszych dokumentów, które powinien posiadać każdy przedsiębiorca, jest książka kontroli przedsiębiorcy. Organy administracji publicznej są zobowiązane do dokonywania w niej wpisów, które powinny dotyczyć ustaleń kontroli oraz jej wyników i czasu kontroli.
Taką książkę musi mieć każdy przedsiębiorca. Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004r., za przedsiębiorcę uważa się osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (która otrzymała zdolność prawną na podstawie odrębnej ustawy), która wykonuje działalność gospodarczą we własnym imieniu. Ponadto, do przedsiębiorców zalicza się również wspólników spółki cywilnej, ale tylko w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.
Książka kontroli powinna być przechowywana i prowadzona w siedzibie firmy. Razem z nią powinno się trzymać wszystkie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a także protokoły kontroli. W przypadku osób fizycznych, za siedzibę firmy uważa się miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Co do zasady, książkę kontroli osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej trzeba umieścić w siedzibie jej organu zarządzającego. Co ważne, książki tej nie powinno się przekazywać do biura rachunkowego lub do kancelarii prawnej. Ustawodawca nie określił czasu przechowywania książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Przyjmuję się więc, że obowiązek ten istnieje do czasu zakończenia działalności gospodarczej przez dany podmiot. Należy pamiętać o tym, że wpisów do papierowej wersji książki kontroli dokonuje organ kontroli. Podmiot kontrolowany wpisuje tylko dane dotyczące stosowania się do zaleceń pokontrolnych.
Książka kontroli ma za zadanie chronić interesy przedsiębiorcy. Dzięki niej ma on możliwość skorzystania z ograniczeń związanych z czasem kontroli i liczby postępowań kontrolnych, które są prowadzone u przedsiębiorcy w tym samym terminie. Oczywiście dokument ten jest także dla organów administracji źródłem informacji o rezultatach kontroli wcześniej przeprowadzonych przez inne organy.
Książka kontroli może mieć formę elektroniczną. Jednak w takiej sytuacji wszystkich wpisów dokonuje nie organ kontrolujący, lecz sam przedsiębiorca. Informacje wpisane w książce muszą mieć jednak swoje potwierdzenie w stosownych dokumentach. W praktyce oznacza to konieczność przechowywania oryginałów wszystkich dokumentów.
W momencie wszczęcia kontroli, przedsiębiorca musi niezwłocznie okazać organowi książkę kontroli lub kopie jej fragmentów albo stosowne wydruki (gdy książka ma formę elektroniczną). Kopie i wydruki muszą mieć potwierdzenie zgodności z oryginałem wpisów do książki. Wyjątkiem od nakazu bezzwłocznego okazania książki kontroli jest posiadanie tej książki przez inny organ kontroli. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany dostarczyć książkę kontroli do siedziby organu przeprowadzającego kontrolę w terminie 3 dni roboczych od dnia, w którym książka została mu zwrócona.
