Weryfikowanie firm pod względem płatności VAT nie należy do naszych obowiązków i teoretycznie nie powinniśmy ponieść konsekwencji niewykonania tej czynności, ale jeżeli mamy wątpliwości co do wiarygodności danej instytucji możemy to zrobić.
Dzięki temu zaoszczędzimy sobie komplikacji z rozliczeniem podatkowym w przypadku gdy trafimy na nieuczciwego kontrahenta, który będzie podszywał się pod firmę płacącą VAT w celu doliczenia do naszego rachunku kwoty podatku.
Jedyną sytuacją, kiedy możemy ponieść konsekwencje w związku z transakcją z fałszywym kontrahentem jest udowodnienie nam, że zdawaliśmy sobie sprawę, że jest ona oszustwem. Każda taka sprawa wymaga indywidualnego rozpatrzenia, więc żeby zaoszczędzić sobie czasu i formalności warto rozpatrzyć opcję samodzielnej weryfikacji.
W celu sprawdzenia firmy, z którą przeprowadzamy transakcję powinniśmy udać się do Urzędu Skarbowego. Ważne, żeby wybrać odpowiedni urząd w zależności od miejsca prowadzenia działalności gospodarczej osoby, której status chcemy sprawdzić, a w przypadku osób fizycznych urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania.
Firmy prowadzące działalność, która jest objęta podatkiem od towarów i usług mają obowiązek wypełnienia deklaracji VAT-R. Rejestrują się w ten sposób jako płatnicy VAT, a także VAT-UE. Obowiązku rejestracji nie mają osoby zwolnione od podatku VAT.
W Urzędzie Skarbowym powinniśmy wypełnić specjalny wniosek do naczelnika urzędu, który ma obowiązek udzielić nam informacji (nie później niż w ciągu siedmiu dni) czy dany kontrahent jest zarejestrowany jako płatnik VAT (a także czy jest czynnym płatnikiem czy też jest z płacenia tego podatku zwolniony). Wniosek ten można złożyć samemu we własnym imieniu, może go również złożyć osoba trzecia z zastrzeżeniem, że musi wykazać, że ma prawny interes żądać takiego zaświadczenia. Urząd za wydanie zaświadczenia pobiera jednorazową opłatę w wysokości 21 zł. W przypadku gdy spotkamy się z odmową wydania takich informacji przysługuje nam zażalenie, na którego złożenie mamy siedem dni od dnia doręczenia.
Poprawnie wypełniony wniosek powinien zawierać dane osobowe wnioskodawcy: imię i nazwisko, bądź nazwa (w przypadku firmy), NIP, adres zamieszkania, bądź też siedziba firmy, dane osoby lub firmy, którą chcemy zweryfikować: imię i nazwisko/nazwa, adres zamieszkania/siedziby, NIP.
Jeżeli wniosek składa osoba trzecia musi dodać uzasadnienie prawne złożenia zapytania o takie informacje.
W celu weryfikacji numerów VAT można również skorzystać z aplikacji internetowych dostępnych np. na stronie Komisji Europejskiej.
