Corocznie kilkaset tysięcy firm w Polsce wnioskuje o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Bez aktualnego zaświadczenia przedsiębiorcy nie mogą wziąć udziału w przetargach publicznych ani ubiegać się o przyznanie kredytu bankowego.
Dokument jest bardzo istotny w praktyce każdej firmy. Druk wniosku możemy otrzymać w ZUS ale bezproblemowo możemy go pobrać ze strony internetowej ZUS (http://www.zus.pl/pliki/formularze/s_72b.pdf).
Wypełnienie dokumentu zajmuje tylko chwilę i polega na podaniu podstawowych danych identyfikacyjnych podatnika oraz krótkim umotywowaniu przyczyny ubiegania się o wydanie zaświadczenia.. Pamiętajmy jednak, że ZUS wydaje zaświadczenia tylko i wyłącznie przedsiębiorcom widniejących w Centralnym Rejestrze Płatników Składek. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi go zgodnie w ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. Płatnicy, którzy nie widnieją w rejestrze obsługiwani są przez I Oddział w Warszawie. W przypadku wnioskowania o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek przez płatnika, który nie widnieje w rejestrze, wnioskodawca otrzymuje informację o niemożności wydania takiego zaświadczenia ze względu na nieobecność firmy w spisie urzędu.
We wniosku istotne jest również wypełnienie pola dotyczącego sposobu odbioru zaświadczenia. Możemy odebrać je w danej jednostce terenowej ZUS, istnieje również możliwość aby urząd wysłał nam dokument drogą pocztową. Jeżeli zaznaczymy tę pierwszą opcję, a nie mamy możliwości aby udać się do urzędu, możemy upoważnić do tej czynności osobę trzecią. Pamiętajmy jednak, że upoważnienie powinno być udzielone na piśmie, a osoba odbierająca dokument powinna takie upoważnienie okazać pracownikowi ZUS.
Jakie są możliwości złożenia wniosku? Jest ich kilka, a mianowicie:
1)złożenie wniosku bezpośrednio w urzędzie
2)wysłanie wniosku pocztą tradycyjną (listem poleconym)
3)złożenie wniosku przez platformę internetową ZUS
Pamiętajmy jednak, że ostatnia opcja umożliwia złożenie wniosku tylko płatnikom, którzy posiadają bezpieczny podpis elektroniczny, który weryfikowany jest za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Szczegółowa instrukcja jak wypełnić wniosek w wersji elektronicznej znajduje się na stronie internetowej ZUS (http://www.zus.pl/files/pue_dla_platnikow_wniosek_o_niezaleganie.pdf)
Wniosek taki może złożyć podatnik, który zarejestrował się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (www.pue.zus.pl) oraz posiada e-podpis. Po wypełnieniu wniosku automatycznie generowane jest urzędowe poświadczenie przedłożenia wniosku. Jest to zapewne najwygodniejszy sposób jego złożenia.
ZUS powinien wydać nam zaświadczenie bezzwłocznie. Co to oznacza? Termin ten nie jest wyjaśniony w przepisach. Przyjmuje się jednak najczęściej, że termin ten wynosi 7 dni.
Każde wydane przez urząd zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek jest dokumentem urzędowym, opatrzone jest osiemnastoznakowym numerem i pieczęciami wraz z podpisem pracownika ZUS. Nie wszyscy wiedzą, że istnieje możliwość sprawdzenia autentyczności dokumentu poprzez sprawdzenie go na stronie internetowej https://ssl.zus.pl/zn/. Wystarczy podać kilka danych płatnika aby sprawdzić czy nasze zaświadczenie jest oryginalne.
W przypadku, jeśli spłacamy w ratach zaległości składkowe, ZUS wyda nam wnioskowane zaświadczenie, jednak na dokumencie będzie widniał wpis o fakcie spłacania zaległości przez płatnika. Warunkiem jest jednak terminowa spłata długów płatnika.
Jeżeli urząd odmawia nam wydania dokumentu, następuje to zawsze w drodze decyzji administracyjnej, od której zawsze przysługuje nad odwołanie. Wnoszone jest ono do sądu okręgowego, jednak za pośrednictwem jednostki, która odmówiła nam wydania zaświadczenia. Warto pamiętać, że wniesienie odwołania nie pociąga za sobą żadnych kosztów. Odwołanie powinno być jednak złożone w ciągu 14 dni.
