Jeśli mamy zamiar zakupić kserokopiarki bądź już dokonaliśmy ich zakupu a poszukujemy firmy, która zajmie się serwisem naszych urządzeń polecam rozpocząć proces decyzyjny od rozeznania na rynku i znalezienia serwisu, który cieszy się dobrą opinią. Można także przetestować szybkość reakcji takiej firmy oraz szeroko pojętą jakoś obsługi.
Najlepiej jeśli uda nam się znaleźć taki serwis kserokopiarek, który poza tym, że zaproponuje nam kompleksowe usługi to zaproponuje rozwiązania mające na celu zmniejszenie kosztów eksploatacyjnych w firmie.
Serwis kserokopiarek- na co warto zwrócić uwagę?
Przede wszystkim jeśli zakup kserokopiarki mamy przed sobą to warto rozważyć usługę pakietową, która będzie najbardziej komfortową i zazwyczaj najbardziej korzystną finansowo dla nas opcją. Przez usługę pakietową mam na myśli zakup sprzętu wraz z serwisem. Wybierając taką ofertę bardzo często przez pierwsze miesiące użytkowania sprzętu jesteśmy zwolnieni z opłat serwisowych, bądź jest to kwota zdecydowanie niższa od standardowej.
Bywa również tak, że podczas zakupy większej ilości maszyn dostaniemy część materiałów eksploatacyjnych w pakiecie- zawsze warto jest dopytać o pakiet/ofertę łączoną dla produktów i usług.
Ważne jest na jaką skalę odbywają się nasze wydruki- jeśli jest to kilkadziesiąt czy kilka tysięcy kopii należy założyć, że serwis będzie przeprowadzany częściej niż przy wydrukach na poziomie 40 tysięcy i więcej. Dzieje się tak dlatego, że maszyna, która jest mało używana przyciąga kurz a on zdecydowanie nie jest jej sprzymierzeńcem. W taki sposób urządzenie, na którym chcemy zaoszczędzić generuje nam wyższe koszty- zacięcia papieru i wyższy pobór energii elektrycznej przysparzają nas o niepotrzebny stres.
Czego unikać, aby nie ponieść dodatkowych strat
Kserokopiarki są o tyle specyficznymi urządzeniami, że wymagają one ciągłego serwisowania- wybierając sprzęt należy mieć to na uwadze, ponieważ kiedy teoretycznie wydaje nam się, że oszczędzamy w praktyce w perspektywie czasu koszty po naszej stronie będą wzrastać.
Wiele osób decyduje się na zakup sprzętu z dolnej półki cenowej i to np. w supermarkecie na wyprzedaży lub w pierwszym lepszym sklepie unknown co prowadzi nas do dużego obciążenia na poczet materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych. Nie dajmy się tak łatwo skusić na „Super Cenę” czy „Promocje Świąteczne”- kupując taką kserokopiarkę możemy być pewni, że producent wziął poprawkę na duże koszty naprawy, drogie materiały oraz krótką żywotność i jedyna osoba, która na tym straci to Ty. Owszem cudowne obniżki się zdarzają, ale nie są standardem, to że kolega kupił od kolegi kolegi w hurcie maszynę za dobrą cenę to nie znaczy, że nam się to uda. To co mogę zaproponować, aby nie dać się oszukać i wpędzić w wir wysokich kosztów to korzystanie z punktów autoryzowanych, w których- faktycznie kupimy sprzęt odrobinę droższy ale jego żywotność oraz koszty związane z serwisowaniem będą zdecydowanie bardziej dla nas korzystne.
Jak uniknąć dodatkowych kosztów?
Jednym z lepszych pomysłów na zmniejszenie wydatków wynikających z serwisowania kilku/kilkunastu urządzeń jest zastąpienie ich jedną bardziej wydajną maszyną. Niekiedy tak jest, że w firmie znajduje się wiele urządzeń o różnych funkcjach, różnych marek i z różnym przebiegiem. Za wszystkie te maszyny teoretycznie powinniśmy opłacać serwisowanie, aby utrzymać je zadowalającym stanie, a to wiąże się z wysokimi, stałymi opłatami. Zamieniając dotychczasowe urządzenia na wielofunkcyjną, wydajną maszynę przede wszystkim dajemy wszystkim pracownikom możliwość korzystania z jednakowej jakości wydruków i ogólne z takiej samej jakości usług (dość często w biurach jest tak, że jedynie część osób ma dostęp do wydruku w kolorze co przysparza problemów). Nowsze kserokopiarki w wyposażone są w system SafeQ, który posiada funkcję monitorowania kopi wychodzących, czy w ogóle dokumentów przepływających przez urządzenie. Taką maszynę możemy zakupić np. w firmie FixandPrint. Umieszcza się ją najczęściej w centralnym miejscu biura tworząc tzw. Print Room, do którego wszyscy mają dostęp a wydruków dokonuje się poprzez każdorazowe zeskanowanie indywidualnej karty. Dzięki takiemu systemowi mamy dostęp i podgląd wszystkich materiałów a co więcej system ten działa na pracowników bardzo motywująco w kierunku oszczędności co widać już po pierwszych miesiącach.
