Jeśli w firmie użytkowane są pojazdy niefigurujące w ewidencji środków trwałych i obwarowane jest to umową najmu lub użyczenia, przedsiębiorca ma prawo zaksięgować faktycznie poniesione wydatki zgodnie z limitem kilometrów. Dokonując odliczeń należy pamiętać, by prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i posiadać potwierdzenie wydatków w formie stosownych dokumentów kasowych.
1. Dla kogo kilometrówka?
Wszystkie firmy chcące racjonalizować prowadzoną działalność i optymalizować koszty, powinny wszystkie pojazdy nieobjęte rejestrem środków trwałych objąć ewidencją przebiegu co jest zgodne z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ogłoszonej w Dzienniku Ustaw nr 80 poz. 350. W roku 2014 organ ustawodawczy znowelizował akt prawny. Obecnie wszyscy chcący odliczyć całość sumy podatku VAT od zakupu jednostki transportowej oraz kosztów poniesionych na eksploatację, również muszą prowadzić kilometrówkę odnośnych pojazdów. Nakłada to wyłączność wykorzystania pojazdów li tylko do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
2. Kto nie musi prowadzić kilometrówki?
Wszyscy prowadzący biznes, rozliczający koszty użytkowania pojazdów nieznajdujących się w ewidencji środków trwałych, w ramach ryczałtu wypłacanego w comiesięcznych ratach. Kolejnym wyjątkiem w U.P.D.O.F. są leasingi kapitałowy i operacyjny według artykułu 23 f i b. Jeśli umowy leasingowe spełniają wymogi wyżej wymienionej ustawy, księgowość nie musi obejmować ewidencji przebiegu pojazdów.
I najważniejsze, gdy środek transportu jest pojazdem ciężarowym powyżej 3,5 t, również nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki.
3. W jaki sposób prowadzić kilometrówkę?
Ewidencję w rzetelny sposób prowadzi osoba użytkująca pojazd, czyli osoba, której powierzono samochód na mocy protokołu przekazania pojazdu. Nie musi to być sam przedsiębiorca, ale na przykład pracownicy. Pracodawca tylko potwierdza zgodność danych w dokumencie własnoręcznym podpisem, na koniec każdego miesiąca.
Dokument winien zawierać następujące dane.
− numerację wg liczby porządkowej
− imię i nazwisko użytkownika
− pojemność silnika.
− numer rejestracyjny.
− parametry trasy − do-do.
− datę wyjazdu.
− cel wyjazdu.
− liczbę przejechanych kilometrów.
− stawkę za kilometr przebiegu wg taryfikatora.
− kwotę będącą iloczynem liczby kilometrów i stawki z 1 km.
− podpis właściciela firmy.
Ewidencja prowadzona dla celów VAT zawiera zasadniczo wszystkie powyższe punkty plus rubrykę odnotowującą stan licznika na początku i na koniec okresu, za który opiewa rozliczenie.
4. Obliczanie kosztów według ewidencji.
Obliczeń dokonuje się narastająco, miesięcznie w obrębie roku podatkowego, którego dotyczą wystawione dokumenty. Kwoty zaliczane są w pełnej wysokości nie większej niż faktyczne wyliczenia.
Co do formy prowadzenia ewidencji, ustawodawca pozostawia dowolność pomiędzy wersją papierową lub elektroniczną. W drugim przypadku, na koniec miesiąca sporządzany jest wydruk, który wymaga podpisania przez pracodawcę.
Ewidencja samodzielnie nie stanowi dokumentu uprawniającego do księgowania kosztów. Bezwzględnie wymaga się posiadania dokumentów potwierdzających wydatki np. faktur.
