Zmiana siedziby firmy to bardzo ważna decyzja, z podjęciem której zwleka wielu pracodawców. Nic w tym dziwnego – wiąże się to przecież z dodatkowymi kosztami, a także ze stresem i dezorganizacją pracy przedsiębiorstwa. Niemniej jednak są sytuację, w których przenosiny są niezbędne. Stare biuro jest dla Ciebie i Twoich pracowników już za małe? Poniżej znajdziesz kilka porad na temat planowania biurowej przeprowadzki.
Znajdź nową siedzibę
Jaki jest najczęściej popełniany błąd przez pracodawców w kwestii zmiany biura? Wyznaczenie terminu przeprowadzki i poinformowanie o tym pracowników zbyt wcześnie, czyli wtedy gdy nowa siedziba nie jest jeszcze znaleziona, a tym bardziej odpowiednio zaadaptowana. Chcesz uniknąć stresu i presji? Na spokojnie zajmij się szukaniem nowego lokum. Co musisz wziąć pod uwagę? Przynajmniej kilka kwestii. Na pewno kluczowe znaczenie będzie miała lokalizacja. Pamiętaj, że siedziba firmy powinna znajdować się reprezentatywnej okolicy, np. w dzielnicach przemysłowych lub w centrum oraz w pobliżu węzła komunikacyjnego. Dlaczego? Ułatwi to dotarcie na spotkania biznesowe klientom, ale przede wszystkim pracownikom. Kontaktując się z firmą zarządzającą lokalem, np. taką jak https://www.nordhome.com.pl/kontakt dopytaj też o dostępność miejsc parkingowych. Zwróć uwagę również na sąsiedztwo. Tam gdzie znajdują się restauracje, kawiarnie czy centra handlowe łatwiej Ci będzie np. zorganizować spotkanie z klientem bez konieczności wynajmowania sal konferencyjnych. Kluczowy będzie też sam lokal – najlepsze biuro to takie, które będzie służyło na lata i będzie dostosowane np. do zwiększającej się liczby pracowników.
Zaadoptuj nowy lokal
Lokal znaleziony? Czas na jego adaptację. Według najnowszych badań prawidłowo zaaranżowane biuro wpływa na efektywność personelu, a także, w dużej mierze decyduje o pierwszym wrażeniu potencjalnych klientów, dlatego warto to zrobić bardzo dokładnie. Przede wszystkim przeanalizuj potrzeby pracowników. Pamiętaj, że open space nie sprawdzi się w każdej sytuacji, bo np. osoby zajmujące się analityką czy finansami będą potrzebowały miejsca, gdzie bez problemu się skupią. A na otwartej przestrzeni może być to trudne. Do tego, przestrzeń w biurze powinna uwzględniać nie tylko indywidualne stanowiska pracowników, ale także miejsca, gdzie będą mogli oni pracować w większych grupach, np. podczas burzy mózgów. Konieczne jest też przygotowanie kuchni i pomieszczenia socjalnego, gdzie podwładni będą mogli zjeść posiłek i odpocząć w czasie przerwy. Warto zadbać także o osobny „pokój” na spotkania z klientami (można połączyć go z przestrzenią do pracy grupowej).
Zaplanuj przeprowadzkę
Kiedy nowe biuro zostanie wynajęte i odpowiednio zagospodarowane można oficjalnie zająć się przeprowadzką. Najlepiej zacząć od dokumentacji elektronicznej – obowiązkowo przenieś wszystkie informacje na twardy dysk. Kolejnym krokiem jest zapakowanie dokumentacji papierowej, firmy oraz pracowników (warto ich poprosić o selekcje – w końcu to oni najlepiej wiedzą, które „papiery” są niezbędne, a których można się pozbyć). Zatrudniasz kilkudziesięcioosobowy personel? Nie obędzie się bez zatrudnienia firmy przeprowadzkowej, która ułatwi przeniesienie ciężkiego sprzętu elektronicznego oraz mebli.
