Elektroniczny obieg dokumentów w nowoczesnej firmie to już podstawa. Aby jednak taki system sprawnie działał i był rzeczywistym wsparciem dla biznesu, potrzebne są dwa elementy: dobrej jakości platforma informatyczna i odpowiednie wdrożenie elektronicznych rozwiązań.
Polskie firmy nadal zalewają tony papieru w postaci różnego rodzaju dokumentów, ale mimo wszystko z roku na rok ich ilość jest redukowana. Przedsiębiorcy coraz częściej szukają rozwiązań, które pomagają okiełznać biurokratyczną machinę. Warto mieć świadomość, że papierowy dokument nie tylko zajmuje przestrzeń biurową, ale również narażony jest na zniszczenie lub zaginięcie, gdy krąży pomiędzy różnymi działami firmy. W takim przypadku z pomocą przychodzi innowacyjny system elektronicznego obiegu dokumentów (np. BASELine).
Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?
O przewadze elektronicznych narzędzi nad papierem nie trzeba specjalnie nikogo przekonywać. Przede wszystkim zwiększa się bezpieczeństwo i trwałość dokumentów w wersji elektronicznej. Nie ma zagrożenia, że nietrwały przecież papier ulegnie przypadkowemu zniszczeniu, a ważny dokument zniknie lub po prostu dojdzie do jego zgubienia. Kolejnym ważnym argumentem na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest wygoda i oszczędność czasu. Dzięki systemowi informatycznego można przez stale monitorować położenie dokumentu, odpowiednio go archiwizować i ściśle ustalać jego obieg w firmie, przydzielając do niego dostęp wybranym pracownikiem. Nie wolno również zapominać, że elektroniczny obieg dokumentów to także znaczna oszczędność czasu. Wystarczy skorzystać z odpowiedniej wyszukiwarki, używając różnych atrybutów, aby błyskawicznie odnaleźć konkretny dokument nawet w bardzo dużym przedsiębiorstwie. Dokument w postaci elektronicznej to również oszczędność drukowania.
Wdrożenie systemu
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zawsze powinno zostać poprzedzone dokładną analizą potrzeb i specyfiki firmy. Nie wolno zapominać, że każde przedsiębiorstwo jest inne. Trzeba ustalić, jaka w danym przypadku jest najlepsza ścieżka obiegu dokumentów, co w dużej mierze zależy od wielkości firmy i specyfiki jej działania. To, co sprawdzi się w jednym przedsiębiorstwie, niekoniecznie będzie dobre w innym. Dzięki analizie wiadomo, jakie są potrzeby i wymagania firmy, można więc dobrać pod ich kątem odpowiedni workflow.
Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów powinno być realizowane etapami, tak aby nie zakłócić funkcjonowania firmy. Warto wybrać taki system, który można bez problemu zintegrować z innymi narzędziami informatycznymi, wykorzystywanymi w danym przedsiębiorstwie (np. CRM). Konieczne jest również zorganizowanie szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystali z nowego systemu. Przyszli użytkownicy powinni mieć okazję w praktyce przećwiczyć elektroniczne narzędzie.
Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszy w firmach działających w różnych branżach. Dzięki temu można znacznie usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, obniżyć koszty, a tym samym stać się bardziej konkurencyjnym na rynku.
Czytaj wicej o elektronicznym obiegu dokumentów na stronie https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/
