Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to czynności, które wymagają odpowiedniej wiedzy oraz narzędzi. Sprawdź w jaki sposób przechowywać dokumentację, by zapewnić ochronę danych.
Przechowywanie dokumentów to temat, który spędza sen z powiek całkiem sporej ilości przedsiębiorców. Jak się bowiem okazuje, zgromadzona przez firmę dokumentacja podlega zarówno regulacjom prawnym, jak i organizacyjnym odnoszącym się do sposobu czy też okresu przechowywania. W praktyce oznacza to więc, że – bez względu na ilość zgromadzonych dokumentów – ich zbyt wczesne zniszczenie może skutkować karą.
Jak przechowywać dokumenty?
Głównym celem przechowywania dokumentów jest zabezpieczenie takowych przed zniszczeniem, a więc ochrona zawartych w nich informacji. Niestety, jak pokazuje to praktyka zdecydowana większość firm nie zatrudnia wykwalifikowanych archiwistów posiadających wiedzę na temat procedur postępowania. Ponadto jedynie nieliczne marki posiadają pomieszczenia służące im w charakterze archiwów. Niejednokrotnie zaś ma miejsce sytuacja, w której biuro nie jest nawet wyposażone w dostateczną ilość regałów na dokumenty. Wszystko to skutecznie uniemożliwia przechowywanie dokumentacji zgodnie ze standardami branżowymi oraz ładem informacyjnym, w efekcie czego dokumenty mogą zostać skradzione bądź też ulec zniszczeniu. Zdarza się również, że brak profesjonalnych zabezpieczeń skutkuje naruszeniem integralności danych.
Pomoc profesjonalistów
Jak widać na powyższym przykładzie, w praktyce właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów wymaga nie tylko posiadania fachowej wiedzy, ale również odpowiedniego wyposażenia. Na szczęście do dyspozycji przedsiębiorców oddane zostają usługi świadczone przez firmy, które – w sposób profesjonalny i fachowy – zajmują się właśnie archiwizacją dokumentacji. W przypadku firmy Rhenus Data klienci mogą skorzystać z opcji, jaką jest przechowywanie zewnętrzne lub też zdecydować się na przechowywanie wewnętrzne.
Przechowywanie zewnętrzne
W przypadku przechowywania zewnętrznego dokumentacja zostaje przeniesiona do obiektu stanowiącego własność Rhenus Data. Tam też ma miejsce zewidencjonowanie oraz zaindeksowanie dokumentów za pomocą specjalnych kodów kreskowych. Umożliwia to łatwe i szybkie śledzenie ruchów dokumentacji przy zachowaniu przejrzystości wykonywanych działań.
Przechowywanie wewnętrzne
W przypadku, gdy dokumenty nie mogą opuścić siedziby firmy klienta ma zaś miejsce przechowywanie wewnętrzne. W praktyce polega ono na przekazaniu fachowej wiedzy na temat przechowywania, a także wdrożeniu standardowych procesów pracy.
Zalety
Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy świadczącej usługi z zakresu przechowywania i archiwizacji danych związane jest z wieloma wymiernymi korzyściami. W przypadku przechowywania zewnętrznego ma miejsce zdecydowane ograniczenie wykorzystywanej przestrzeni, jak również oszczędność czasu wynikająca z pomocy fachowców. Ponadto mamy pewność, iż dokumenty będą odpowiednio zabezpieczone zarówno przed zniszczeniem, jak i wypływem informacji powstałym na skutek działania osób nieupoważnionych do wglądu w ich treść. Z kolei niezaprzeczalną zaletą przechowywania wewnętrznego jest zarówno zwiększenie poziomu bezpieczeństwa dokumentacji, jak i optymalizacja kosztów.
Po więcej informacji zajrzyj tutaj: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/
