Wystawienie faktury elektronicznej nie jest takie trudne, jak może się wydawać. O czym powinniśmy pamiętać przed jej przygotowaniem?
Dokument elektroniczny takie jak e-faktura jest dzisiaj stosowany coraz częściej. Dzięki niemu możemy nie tylko oszczędzać swój czas, ale również pieniądze oraz środowisko naturalne. Nie musimy drukować dokumentów na papierze, nie musimy przechowywać ich w segregatorach, nie musimy też płacić za ich wysyłkę do kontrahentów – wszystko odbywa się elektronicznie.
Jeśli jeszcze nigdy nie wystawiałeś e-faktur i chcesz rozpocząć ich stosowanie, zapoznaj się z naszym krótkim poradnikiem!
Czym jest e-faktura?
Faktura elektroniczna, czyli e-faktura jest dokumentem posiadającym cechy faktury, ale w formie elektronicznej. To powoduje, że może być ona elementem obiegu dokumentów elektronicznych – można ją przesyłać e-mailem, pobierać ze stron, zapisywać na różnych nośnikach danych.
Prawo nie przewiduje preferowanego formatu faktur elektronicznych, ale najwięcej korzyści daje XML.
Aby faktura elektroniczna była ważna, musi spełniać trzy główne wymogi, a mianowicie:
- autentyczności pochodzenia – oznacza, że faktura elektroniczna została wystawiona przez firmę, która dokonuje dostawy albo przez usługodawcę,
- integralności treści – odnosi się do braku możliwości zmiany danych w fakturze elektronicznej,
- czytelności – oznacza, że e-faktura powinna prezentować dane w formie czytelnej.
Zgodnie z przepisami prawa, e-faktura musi zawierać takie same elementy jak zwykła faktura w formie papierowej. Zaliczają się do nich między innymi oznaczenia stron transakcji, data, numer dokumentu, przedmiot transakcji, stawki podatkowe i różne wartości.
Warto przy tym zaznaczyć, że prawo nie przewiduje konieczności zastosowania podpisu zarówno w fakturze papierowej, jak i w fakturze elektronicznej. Zatem możemy bez problemu wystawiać fakturę bez podpisu elektronicznego.
Niektóre firmy stosują jednak rozwiązania zwiększające autentyczność faktur, na przykład ich walidację z wykorzystaniem systemów EDI – takie usługi oferuje między innymi firma edison.pl. Druga metoda na podniesienie poziomu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktury to podpis elektroniczny kwalifikowany.
Jak możemy przygotować fakturę elektroniczną?
Przedsiębiorcy w tym celu najczęściej wykorzystują specjalne oprogramowanie komputerowe, które pozwala na łatwe i wygodne przygotowanie faktur do różnych kontrahentów. Możemy też definiować w nich odbiorców, dlatego stworzenie faktury do tego samego kontrahenta zajmie nam naprawdę chwilę.
Oprogramowanie to może być instalowane na komputerze lub też może mieć formę on-line, czyli w chmurze – wtedy uzyskujemy do niego dostęp przez przeglądarkę internetową. Drugie rozwiązanie, chociaż wymaga stałego dostępu do internetu, jest wygodniejsze i bezpieczniejsze. Dane przechowywane są wtedy na zewnętrznych serwerach – są lepiej zabezpieczone niż e-faktury archiwizowane na dysku twardym. Co więcej, dostęp do oprogramowania w chmurze możemy uzyskać z dowolnego komputera, dlatego jesteśmy zabezpieczeni nawet w razie awarii.
Czy trzeba uzyskać zgodę kontrahenta na otrzymanie e-faktury?
Warto przy tym zaznaczyć, że na przesłanie e-faktury do kontrahenta musimy uzyskać jego zgodę. Przepisy nie wskazują jednak, w jakiej dokładnie formie ta zgoda ma być udzielona. W związku z tym może być to zarówno zgoda pisemna, jak i elektroniczna, a także zgoda ustna.
Ponadto, wystarczy, że kontrahent raz zgodzi się na otrzymywanie e-faktur, aby można było wysyłać mu takie dokumenty przez cały czas – aż do cofnięcia jego akceptacji.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Gdy przedsiębiorca rozpoczyna stosowanie faktur elektronicznych – wystawia je i przyjmuje – pojawia się też jeszcze jedna kwestia, a mianowicie przechowywanie tego rodzaju dokumentacji.
Przepisy nie wskazują też precyzyjnie, gdzie mamy przechowywać dokumenty elektroniczne. Może być to dysk twardy komputera, płyty CD, pendrive, ale może być to również wspomniana wcześniej chmura.
Bezpieczne archiwum faktur elektronicznych powinno spełniać jednak konkretne wymogi – powinno zapewniać ich autentyczność, integralność i czytelność, powinno posiadać odpowiednie oznaczenia i każda e-faktura powinna być w nim dokładnie opisana i łatwa do wyszukania i natychmiastowo dostępna w razie kontroli. Zaleca się też regularne wykonywanie kopii zapasowych i ograniczenie dostępu przez osoby niepowołane, aby nie doszło do zniszczenia lub zmian w fakturach.
