Zorganizowanie konferencji od podstaw wymaga ogromnego zaangażowania analitycznego i konieczności gromadzenia bardzo obszernego zasobu danych. W zależności od tego, jaki będzie temat i specyfika naszej konferencji, cały proces może potrwać kilka lat, w zależności od wielkości grupy docelowej, ale możliwe jest całkowite dopracowanie organizacji udanej konferencji w ciągu kilku miesięcy, jeśli mamy niezbyt często zdarzającą się możliwość podejmowania szybkich decyzji i proces konsultacji poszczególnych elementów procesu możemy maksymalnie uprościć.
Planowanie i organizowanie konferencji wiąże z tym, że bez działając bez istotnego doświadczenia w tym zakresie można stracić wiele czasu przesadnie myśląc o każdym drobnym szczególe, jednocześnie pomijając ważniejsze kwestie. Ważną rzeczą jest także to, aby stworzyć sobie coś w rodzaju szablonu, czy listy kontrolnej, która będzie ułatwiała nam weryfikację wykonania wszystkich ważnych etapów procesu przygotowawczego.
Jakie są więc najistotniejsze kroki milowe w procesie organizowania konferencji ?
Po pierwsze – stworzenie biznesplanu organizacji całego eventu od a do z.
W zależności od tego, czy organizowana przez Ciebie konferencja posiada finansowanie zewnętrzne (czy jest dofinansowana, subsydiowana lub posiada rzeczowe wsparcie z innych organizacji) lub czy udział w konferencji jest płatny, należy utworzyć biznes plan, aby mieć nadzór nad tym, skąd pochodzą środki na realizację przedsięwzięcia i w jakiej wysokości przychodów możemy się spodziewać.
Stanowiący pierwszą część równania dochód, powinien być opracowany na początku planowania. W ten sposób można oszacować wartość oferty dla potencjalnych sponsorów. Jeżeli konferencja jest finansowana przez sprzedaż biletów, biznes plan jest niezbędnym narzędziem do tego, aby wiedzieć, ile możemy wydać w ramach każdej pozycji, ile biletów trzeba sprzedać i jakie ceny trzeba ustalić, aby osiągnąć próg rentowności. Oczywiście ranga konferencji będzie zależała od tego na jakich prelegentów możemy sobie pozwolić, a więc i w tym przypadku wynagrodzenia prelegentów będą ograniczone naszym budżetem.
Po drugie – znajdź idealną salę konferencyjną i miejsce do przeprowadzenia spotkań około konferencyjnych
Upewnij się, że wybierasz miejsce, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i specyfice odbiorców. Jest równie niestosownym wybranie za małej sali, przez co narażamy się na niezadowolenie gości tłoczących się w hallu i nerwowo czekających na wejście i zajęcie miejsca, jak i wybranie sali za dużej, gdzie widok pustych miejsc będzie wyraźnie dawał światu komunikat, że organizator przeszacował frekwencję.
Jeśli zakładasz udział 300 osób i masz wynajęte miejsce na 1000, stracisz sporo na bliskości z uczestnikami, ponieważ przestrzeń jest zbyt istotną barierą. Oszacowanie dotyczące liczby uczestników konferencji powinno zawsze być realistyczne i należy zatroszczyć się o nieco więcej miejsca niż wynika to z potwierdzonych zaproszeń, gdyż zawsze musimy się liczyć z ewentualnością tego, że gdzieś będziemy musieli pomieścić nieoczekiwanych uczestników. Jeśli nie mamy w swojej bazie danych konkretnych wypróbowanych firm oferujących wynajem sali, możemy zawsze wpisać w wyszukiwarkę internetową słowa: sale konferencyjne warszawa, po czym wyskoczy nam tyle wyników, że będziemy mogli przebierać w ofertach. Ważne jest jednak to, aby mieć na uwadze, że nie każda firma oferująca salę zapewnia ten sam wysoki poziom świadczonych usług.
Po trzecie – zaplanowanie każdego szczegółu na miejscu
Dobrze jest upewnić się, że wszystkie elementy są gotowe do przeprowadzenia konferencji. Najlepszym sposobem na koordynowanie każdego szczegółu jest przechodzenie przez to wydarzenie, tak jakbyś był uczestnikiem, dzięki czemu łatwiej zorientujesz się, jak będą myśleć i działać w danym dniu uczestnicy i prelegenci, aby przewidzieć ich potrzeby. Powinno to obejmować odbiór, odbieranie akredytacji i dostęp do sali konferencyjnej. Trzeba również myśleć o czasie, o możliwościach transportowo – logistycznych i związanym z tymi kwestiami zaplanowaniem godzin rozpoczęcia, zakończenia i poszczególnych przerw. Ważne żeby pamiętać o sprawnym zorganizowaniu cateringu, tak aby nie było powodów do niekończącego się przeciągania przerw kosztem poszczególnych wystąpień. W przerwach między wystąpieniami, pamiętamy też o sprawnej dystrybucji żywności i napojów. Ważne jest także jasne i klarowne przedstawienie zakresu obowiązków hostessom, które zajmować się będą dystrybucją materiałów konferencyjnych.
Niemniej jednak, jeżeli jesteś gotowy do rozpoczęcia organizacji konferencji pamiętaj, aby nie stracić z oczu swoich podstawowych celów i mieć jasny obraz budżetu, dzięki czemu rzeczy nie wymykają się spod kontroli.
