Do spotkania z klientem zawsze trzeba odpowiednio się przygotować. Nie dotyczy to tylko merytorycznej części zebrania, ale także jej wizualnego aspektu. W końcu dobór odpowiedniego miejsca będzie świadczył o profesjonalizmie i podejściu do rozmówcy. Jaka lokalizacja okaże się najlepsza? I gdzie zabrać klienta, aby już na początku wzbudzić jego zaufanie?
Klimatyczne restauracje
Wszystko zależy oczywiście od branży oraz samego klienta. Jeżeli spotkanie biznesowe ma odbywać się w swobodnej atmosferze, to najlepiej wybrać się do klimatycznej, niewielkiej restauracji. Po pierwsze będzie tam odpowiedni spokój do rozmów i dyskusji, a po drugie mniejsza liczba osób, co da nam poczucie prywatności. Dodatkowo to rozwiązanie dla mniejszych przedsiębiorców, których nie stać na wynajmowanie całych sal, a chcieliby spotkać się z klientem w ustronnym miejscu. Minusem tej propozycji jest oczywiście brak możliwości przedstawienia klientowi prezentacji na odpowiednio dużym ekranie czy zorganizowanie większej dyskusji. O wiele lepsza do konferencji będzie sala spotkań, w której można zamówić catering, a do dyspozycji gości są ekrany multimedialne ułatwiające zaprezentowanie projektu.
Duże sale konferencyjne
Spotkania poza biurem dla większej liczby osób powinno się organizować wyłącznie w wynajętych, dużych pomieszczeniach, dostosowanych do przyjmowania klientów. Dzięki temu nie ma obawy o to, że trzeba będzie przekrzykiwać się z innymi osobami znajdującymi się w pobliżu lub walczyć o wolne miejsca i stoliki. Profesjonalne lokale udostępniają zainteresowanym całe sale ze stołami konferencyjnymi oraz wygodnymi krzesłami. Można zamówić tam dodatkowo jedzenie, napoje, a także przekąski. W ten sposób da się zaprosić klientów nawet na cały dzień i przedyskutować z nimi lub wynegocjować istotne dla nas rozwiązania. Dobrze kierować się również prestiżem miejsca – im bardziej znane i popularne, tym wywrze się na klientach lepsze wrażenie. Nie wolno zapominać o lokalizacji – warto dobrać ją jak najlepiej pod względem dojazdu oraz bliskości z biurem – przyda się to zwłaszcza wtedy, gdy nagle okaże się, że pilnie musimy podjechać po coś do gabinetu. Goście spoza miasta będą mieć łatwiej dojechać do miejsca w dogodnej lokalizacji niż do schowanego na obrzeżach miasta hotelu.
Catering
Planując wielogodzinne spotkanie, warto zwrócić też uwagę na serwowane jedzenie i napoje – ciastka czy przekąski idealnie sprawdzą się na krótkie spotkanie, ale trudno wyobrazić sobie, by nasi goście siedzieli z nami przez 8 godzin, mając do jedzenia wyłącznie słodycze. Toteż dobrze pomyśleć o jakimś ciepłym posiłku lub nawet o wynajęciu cateringu, by zarówno organizatorzy, jak i ich goście mogli poczuć się komfortowo i zaspokoić swój głód.
