Sprawne funkcjonowanie firm jest obecnie uzależnione od pracowników biurowych, których zadaniem jest komunikacja z klientami, opieka nad nimi, obsługa korespondencji i wiele innych. To właśnie oni sprawiają, że wszystko jest terminowo realizowane, a klienci nie czują się zaniedbani. Jednak koszt utrzymania takiego pracownika na etacie jest bardzo wysoki. Chociaż w Polsce wciąż nowością jest zatrudnianie wirtualnego asystenta, to coraz więcej firm decyduje się na wypróbowanie tej możliwości. Czym różni się asystent wirtualny od etatowego i która z opcji jest bardziej korzystna?
Czym zajmuje się asystent?
Rolą asystenta są wszelkie czynności związane z odpowiednim funkcjonowaniem obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Ponadto kontaktuje się on z klientami, zajmuje się ich dokumentacją. Obsługuje również pocztę elektroniczną, sprawnie odpowiada na wszystkie zapytania. Czasem również opiekuje się sklepem internetowym, czy rezerwuje podróże samolotami, hotele, restauracje na wyjazdy firmowe.
Asystent etatowy, a wirtualny
Ich obowiązki są dokładnie takie same. Jeśli chodzi o asystenta wirtualnego, to wszystkie zadania, którymi będzie się zajmował, są ustalane przed podjęciem współpracy. Często okazuje się, iż zdalny asystent ma o wiele większe kompetencje, niż osoba zatrudniana na etacie. Posiada on bowiem bardzo duże doświadczenie w wykonywaniu zróżnicowanych czynności. Potrafi obsługiwać skomplikowane programy, bazy danych, czy CRM. Takiego pracownika nie trzeba szkolić, od razu po zatrudnieniu jest w stanie zrealizować wszystkie prace potrzebne dla administracji firmy.
Ponadto rozliczanie odbywa się godzinowo, albo zadaniowo. Każda z tych opcji to oszczędność dla przedsiębiorcy. Dlaczego? Pracownik etatowy wymaga przeszkolenia, otrzymuje wynagrodzenie nawet, jeśli w danym okresie nie musi wykonywać żadnych istotnych zadań, a jedynie jest pod telefonem. Ponadto wymagany jest zakup komputera i wszystkich innych urządzeń właśnie dla tej osoby. Kolejną kwestią jest zorganizowanie bezpiecznego miejsca pracy i opłaty związane z telefonem służbowym tej osoby. Przy wirtualnym asystencie te problemy znikają. Posiada on swój sprzęt, własne miejsce pracy, a płaci się mu tylko za zrealizowane zadania, albo za realnie przepracowane godziny.
Wirtualny asystent, czyli pracownik w gotowości
Sekretarka, czy asystentka zawsze pracuje w ustalonych godzinach pracy. Załóżmy, że dzieje się to od godziny 9 do 17. W tym czasie kontaktuje się z klientami, przesyła dokumenty, obsługuje pocztę i zajmuje się innymi ważnymi kwestiami. Jednak co, gdy zapytanie od klienta, czy partnera biznesowego pojawia się na poczcie po godzinie 17? Musi on czekać do następnego dnia. Kłopotliwe jest także to, że telefon służbowy często jest wyłączany czy wyciszany właśnie po godzinach pracy asystenta. Nikt nie uzyska odpowiedzi na dany temat, ani nie będzie mógł wtedy zgłosić pilnej sprawy. Tym gorzej, gdy firma posiada klientów zagranicznych, pracujących w innej strefie czasowej. Nagłe maile pozostają bez odpowiedzi aż do następnego dnia. Natomiast wiele kontraktów i koniecznych do ustalenia kwestii jest przekładanych z dnia na dzień, bo sama wymiana wiadomości może trwać kilka dni. Natomiast asystent wirtualny często jest ciągle w gotowości. Wystarczy ustalić z nim, że będzie pracował także w godzinach wieczornych. Wtedy znacznie usprawnia się proces prowadzenia najważniejszych projektów.
Oszczędności
Poza oszczędnościami wynikającymi z braku konieczności tworzenia miejsca pracy, opłacania całego etatu pracownikowi wykonującymi obowiązki w siedzibie firmy, istnieje mnóstwo innych. Są to również opłaty związane z ubezpieczeniem pracownika oraz składkami odprowadzanymi przez skarb państwa (wirtualny asystent zawiera zupełnie inny rodzaj umowy). Kolejne pieniądze, które zostają w kieszeni pracodawcy, to te przeznaczane na doszkalanie, zakup urządzeń biurowych i elektronicznych, wyjazdy integracyjne, premie motywacyjne i inne. Asystent wirtualny rozlicza się według ściśle określonych stawek, nie wymaga premii, zakupu narzędzi do pracy, czy uczestnictwa w firmowych wyjazdach integracyjnych. Działa zadaniowo i bierze pełną odpowiedzialność za swoją pracę. Stąd nie trzeba też kontrolować takiego pracownika, a więc nie ma też kosztów opłacania osoby, która będzie zarządzać sekretariatem, czy weryfikować jego zadania.
To tylko niektóre aspekty, na jakie warto zwrócić uwagę rozważając zatrudnienie asystenta wirtualnego. Jeśli chcesz wiedzieć więcej na ten i inne tematy związane z wydajniejszym i bardziej oszczędnym prowadzeniem firmy, to zajrzyj tutaj https://www.brella.pl/blog/
