Organizacja konferencji branżowej jest dużym wyzwaniem. Trzeba zadbać zarówno o część merytoryczną tego przedsięwzięcia, jak i równie ważną część kulturalną. Nawet najbardziej zajmujące i ciekawe tematy nie wykluczają bowiem zmęczenia uczestników.
Dlatego trzeba dać im chwilę oddechu. To dobry moment, aby skorzystali z kateringu i napojów na konferencje, specjalnie przygotowanych na tę okazję. Zatem balans pomiędzy strawą dla umysłu i duch, a także strawą dla ciała jest tu niezwykle istotny. Warto zastanowić się, co zrobić krok po kroku, aby konferencja okazała się sukcesem.
Ustalenie budżetu i dobranie zespołu przygotowującego konferencję
Na samym początku trzeba się zastanowić nad naszym budżetem na wybraną imprezę. Przykładowo organizując konferencję dla branży IT, dotyczącą nowych technologii, konieczny jest wybór odpowiedniego miejsca, a także zaproszenie gości, którzy będą przedstawiali swoje poglądy, czy też prezentowali osiągnięcia związane z tematem konferencji. Dlatego konieczne jest znalezienie reprezentacyjnego miejsca, w którym zapewnione zostaną odpowiednie warunki.
Jeśli konferencja związana jest z pokazami czy prezentacjami konieczne jest zapewnienie lokalu z odpowiednio dużą sceną, a także ilością miejsc dla zaproszonych gości. Trzeba również ustalić czy konferencja ma charakter otwarty, półotwarty czy zamknięty. W pierwszym przypadku konieczne jest zapewnienie naprawdę dużej ilości miejsca i zorganizowanie takiego eventu w hali widowiskowej, co wiąże się z dużymi kosztami.
Druga i trzecia opcja daje nam już znacznie większe pole do wyboru określonego lokalu bez nadwyrężania budżetu i konieczności znajdowania sponsorów, gdyż liczba miejsc na takiej konferencji jest limitowana. W drugim przypadku może dotyczyć rejestracji online wszystkich uczestników, a w trzecim wysyłaniu zaproszeń do określonych osób, które mają wziąć udział w tym wydarzeniu. Logistyka jest w każdym przypadku skomplikowana, dlatego ważny jest dobór współpracowników zajmujących się zapraszaniem prelegentów, organizowaniem zaproszeń dla uczestników, konstruowaniem scenariusza imprezy, dbaniem o kwestie bezpieczeństwa czy organizację kateringu, w tym dedykowanych napojów na eventy, jest bardzo ważny.
Dobór prelegentów ma duże znaczenie dla sukcesu konferencji
Wybór osób przemawiających na konferencji jest kluczowy dla jej powodzenia. Warto postarać się by były to osoby znaczące w branży, środowisku zawodowym czy naukowym, z odpowiednim dorobkiem, które posiadają w dodatku zróżnicowane poglądy na dany temat, bądź każdy z nich porusza inny aspekt tematu konferencji. To daje szersze pole dla dyskutantów, jeśli taki punkt programu jest również przewidziany w ramach konferencji branżowej czy naukowej.
Bardzo istotne znaczenie ma również promocja tego wydarzenia w mediach. Dlatego konieczne jest zadbanie o patronat medialny nad tym wydarzeniem, co nadaje mu prestiżu. Dobrze, jeśli patronat nad nim obejmuje również lokalny samorząd. Oczywiście konieczne jest również zapewnienie odpowiedniej dynamiki takiego wydarzenia, dlatego warto przynajmniej pobieżnie, a najlepiej w całości znać poszczególne prelekcje, by móc obok siebie przedstawić przeciwstawne stanowiska bądź prezentację komplementarnych produktów i usług, co sprawia, że konferencja jest ciekawsza dla odbiorców.
Catering i promocja wydarzenia przez hostessy
Organizacja cateringu i zatrudnienie hostess jest również niezbędnym elementem konferencji, chyba, że konferencja nie jest bardzo rozbudowana i liczba gości nie jest zbyt duża, a poczęstunek organizowany jest w przerwie w osobnym pomieszczeniu. Niemniej jednak w każdym przypadku istotne jest wyeksponowanie napojów na konferencje i wody reklamowej, która może zawierać emblemat z nazwą firmy, która organizuje konferencję.
Szczególnie organizując targi fitness warto zdecydować się na wodę na targi, a także odpowiednio skomponowany catering w stylu fit. Niemniej jednak napoje na konferencje sprawdzają się niezależnie od ich profilu, a także branży. Mogą być również ofiarowane w pakietach dla wszystkich uczestników konferencji, w tym prelegentów, razem z gadżetami firmowymi.
Kulturalna część konferencji – dobierz wykonawców i artystów do charakteru konferencji
Część kulturalna jest również bardzo ważna w czasie konferencji. Może być to występ muzyków poważnych, może być to również krótki koncert zaproszonego popularnego artysty. Dobór części artystycznej imprezy w dużej mierze zależny jest od jej charakteru, dlatego należy zadbać o odpowiednie dopasowanie jej do okazji. Dzięki krótkiemu przerywnikowi rozrywkowemu zaproszeni goście chętniej wrócą do dalszej części konferencji z odświeżonym umysłem, w dobrym humorze i odpowiednio zrelaksowani.
Na każdej konferencji bezwzględnie trzeba zadbać o bezpieczeństwo jej uczestników. To ostatni niezbędny czynnik, który stanowi dopełnienie udanie zorganizowanej konferencji. Zadbanie o wszystkie elementy scenariusza punkt po punkcie nie gwarantuje, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, dlatego zawsze warto mieć w zanadrzu awaryjne rozwiązania, np. przedłużenie prelekcji każdego uczestnika w przypadku nieobecności któregoś z prelegentów. Dzięki temu konferencja okaże się sukcesem. Nie można zapomnieć o podziękowaniach dla gości, np. w formie firmowych gadżetów, których elementem mogą być woda reklamowa czy napoje na konferencje.
