*Artykuł sponsorowany
Wszystkie podmioty, które prowadzą tak zwaną, pełną rachunkowość, czyli wypełniają księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości, zobowiązane są od 1 października 2018 roku przygotować dokumenty finansowe w formie elektronicznej. To tak zwane e-sprawozdanie finansowe. W założeniach ustawodawcy miało to uprościć proces składania dokumentacji finansowej, a także przyspieszyć procedury kontrolne. Aby było to jeszcze prostsze, można też skorzystać z programu do sprawozdań finansowych. Czy warto ich używać?
Czym jest e-Sprawozdanie Finansowe?
E-sprawozdanie finansowe to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego sprawozdania finansowego, czyli dokumentu, który podsumowuje i przedstawia sytuację finansową podmiotu – może być to firma, ale również stowarzyszenie lub fundacja. Podobieństw do tradycyjnego rozliczenia jest więcej. Sprawozdanie tak samo dotyczy roku podatkowego, a informacje w nim zawarte muszą być aktualne na tak zwany dzień bilansowy. Ważne jest również to, że jeśli złożyło się e-sprawozdanie finansowe, trzeba już zawsze wysyłać ten dokument drogą elektroniczną. Można równolegle przygotować dokument papierowy, ale może on być wykorzystywany tylko na użytek wewnętrzny.
E-Sprawozdanie Finansowe – o tym trzeba pamiętać
Dla przypomnienia warto wspomnieć, że ustawodawca przy pracach nad e-sprawozdaniem finansowym nałożył na podmioty, które będą go przygotowywać pewne obowiązki. Przede wszystkim dokument musi być uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (nazywanym wcześniej potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). Pamiętać trzeba też, że e-sprawozdanie finansowe podpisać musi nie tylko osoba, która przygotowuje dokument, ale również kierownik jednostki (w niektórych przypadkach może być to nawet cały zarząd). Kolejny wymóg dla przygotowujących elektroniczne sprawozdanie dotyczy jego formatu. Nie tylko musi być on przygotowany zgodnie z szablonem, ale również wysłany w pliku o odpowiednim rozszerzeniu. Możliwe do wykorzystania rozszerzenia wyliczone są na stronach rządowych.
Program do sprawozdań finansowych – warto z niego skorzystać!
Wprowadzenie e-sprawozdania finansowego uprościło przekazanie dokumentów i z całą pewnością ułatwiło pracę organom kontrolno-skarbowym. W pewien sposób jest to również rozwiązanie komfortowe dla przedsiębiorców. Mają oni jednak możliwość, aby całą procedurę jeszcze bardziej uprościć. Na rynku dostępne są między innymi programy do sprawozdań finansowych, czasem nazywane również konwerterami e-sprawozdań. Przykład można znaleźć pod tym linkiem: https://www.ey.com/pl/pl/services/tax/vat–gst-and-other-sales-taxes/jpk-sprawozdania. Wystarczy wprowadzić do niego niezbędne pliki i dane, a program „sam” przygotuje wymagany dokument w oczekiwanym rozszerzeniu – będzie to e-sprawozdanie finansowe w xml, czyli najpopularniejszym formacie.
Jednolity Plik Kontrolny – stwórz go automatycznie
Podobnie jak e-sprawozdania wygenerować automatycznie można również Jednolity Plik Kontrolny. Wprowadzenie tego dokumentu miało na celu ujednolicenie i uspójnienie przekazywanych danych elektronicznych oraz ułatwienie pracy organom kontrolnym. Jeśli wybierze się odpowiedni program, można być pewnym, że stworzony na bazie wprowadzonych informacji JPK, będzie nie tylko zgodny z wymogami przepisów i Ministerstwa Finansów, ale również wolny od błędów. Jeśli natomiast okaże się, że wprowadzone dane były niepoprawne, bardzo szybko pozwoli wygenerować korektę – praktycznie bez dodatkowych nakładów pracy.
