Większość polskich przedsiębiorców ma wiele obaw związanych z wdrażaniem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Z badania firmy doradczej KPMG wynika, że dla 62% z nich największym wyzwaniem jest wprowadzenie PPK pod względem organizacyjnym, 57% przedsiębiorców za najtrudniejsze uważa wdrożenie programu od strony prawnej, a 56% – od strony podatkowej.
Duże firmy, które już zaczęły prace nad wprowadzeniem PPK, są na różnych etapach przygotowań. Najwięcej z nich, bo aż 66% jest już w trakcie wdrażania systemu, 16% przedsiębiorstw jest gotowych do wprowadzenia systemu, 15% jest na etapie poszukiwania informacji o PPK, ale 3% nie podjęło żadnych kroków w kierunku prac nad programem. Wśród firm, które już zaczęły przygotowania do wdrożenia programu, 40% wykonało plan działań i harmonogram obowiązków. Dodatkowo 45% z nich przeprowadziło konsultacje z przedstawicielami pracowników, 30% wybrało instytucję finansową, 22% dostosowało wewnętrzne regulacje do wymogów PPK, a 19% wprowadziło zmiany w systemach IT.
– Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych wiąże się z wieloma obowiązkami i sprawami organizacyjnymi. Większość z nich spada na barki przedsiębiorcy – zauważa ekspert portalu ppk.info. – Głównymi podmiotami, które aktywnie będą przykładały się do gromadzenia środków na kontach uczestników, są pracodawca, pracownik i państwo. Jednak całym procesem organizacyjnym muszą zająć się zakłady pracy. Obecnie obowiązek wdrożenia PPK spoczywa na największych przedsiębiorstwach, zatrudniających więcej niż 250 pracowników. Jednak już na początku roku 2020 do tego grona będą musiały dołączyć mniejsze firmy. Być może będzie im łatwiej, ponieważ pierwsze przedsiębiorstwa już będą miały etap wdrażania za sobą, a z nim – także doświadczenie – dodaje ekspert.
Wdrożenie PPK – obowiązki pracodawcy
Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie powinno się zacząć od rozmów z pracownikami i od stworzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w programie (mogą to być pracownicy w wieku od 18 do 55 lat, za których są opłacane składki emerytalno-rentowe). Następnie pracodawca, po porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowników, musi dokonać wyboru instytucji finansowej, w której zostaną utworzone konta uczestników PPK. W sytuacji, gdy podmiot zatrudniający nie osiągnie porozumienia w tym obszarze z pracownikami na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy, wtedy ma prawo wybrać instytucję samodzielnie.
Dla pierwszych, największych firm termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK minął 25 października 2019 roku. Dokument ten może być zawarty w postaci elektronicznej i przesłany do ewidencji prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Następnie, przedsiębiorcy w imieniu pracowników muszą podpisać umowę o prowadzenie PPK. Dla dużych firm termin minął 12 listopada 2019 roku. Jeśli pracodawca nie podpisze umów w wymaganych terminach, zostanie do tego pisemnie wezwany i będzie miał 30 dni na zawarcie umowy. Po załatwieniu spraw organizacyjnych obowiązkiem pracodawcy jest także dostosowanie działu kadrowo-finansowego do rozliczania i odprowadzania składek za pracowników. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o wdrożeniu PPK, sprawdź Bazę Wiedzy ppk.info.
Sankcje za opóźnienia we wdrożeniu PPK
Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych precyzyjnie określa terminy, w jakich przedsiębiorcy mają obowiązek podpisać umowę o zarządzanie PPK w zależności od liczby zatrudnionych. Dla największych firm daty ustalone już minęły. Za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie kontami uczestników programu, ustaloną karą jest grzywna w wysokości nie wyższej niż 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym niewywiązanie się z obowiązku. W przypadku przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 pracowników punktem odniesienia będzie fundusz wynagrodzeń z roku 2018.
Dodatkowo sankcje karne są przewidziane również w przypadku niezawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej. Tutaj ustawodawca konkretnie określił wysokość kary finansowej – może ona wynieść od 1 tys. do 1 mln zł. Taka sama kara grozi przedsiębiorcy za niedopełnienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, niezgłaszanie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwe danych, a także udzielanie nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowa ich udzielenia oraz nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek.
Program Pracownicze Plany Kapitałowe nakłada nowe obowiązki na podmioty zatrudniające. Muszą one zająć się zawarciem umów z instytucjami finansowymi, a także przystosować systemy kadrowo-płacowego do rozliczania składek. Aby załatwić wszystkie formalności w terminie, warto zacząć wdrażanie PPK z odpowiednim wyprzedzeniem.
