Procesy biznesowe pełnią niezwykle istotną rolę w działalności współczesnych firm i organizacji. Jeszcze niedawno wszystkie procesy operacyjne i administracyjne były realizowane przez ludzi, co nakładało na nich więcej obowiązków, obniżało produktywność oraz wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów. Możliwość zautomatyzowania wybranych procesów biznesowych pozwala znacząco podnieść jakość zarządzania firmą poprawiając efektywność jej funkcjonowania oraz pozwalając pracownikom skoncentrować się na najważniejszym – realizacji kreatywnych zadań prowadzących do wzrostu dochodowości i konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Czym są procesy biznesowe i jaką rolę pełnią w funkcjonowaniu organizacji?
Pod pojęciem procesu kryje się sekwencja czynności, które mają prowadzić do osiągnięcia konkretnego rezultatu. Praca każdej firmy opiera się na procesach, które możemy określić mianem zadań realizowanych w celu osiągnięcia ściśle określonych i oczekiwanych efektów końcowych. Procesy zachodzące w firmach dzieli się zasadniczo na dwie grupy. Pierwszą z nich stanowią procesy kluczowe (z ang. core’owe). Są to procesy mające kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, bez których nie może się ono obyć. Drugą grupą są natomiast procesy wspierające, których brak nie wyłącza całkowicie działania firmy, lecz może utrudniać jej funkcjonowanie.
Podział procesów biznesowych na kluczowe i wspierające jest jednak bardzo płynny i uzależniony od specyfiki pracy przedsiębiorstwa, branży oraz wielu innych czynników. Procesy, które w jednej firmie będą kluczowe, w innej mogą być wspierającymi i odwrotnie. Tym, co łączy je wszystkie, jest natomiast dążenie do wytworzenia wartości dodanej, co uzyskuje się poprzez zastosowanie wiedzy i umiejętności osób biorących udział w danym procesie oraz odpowiednich technologii. Wykorzystanie tych ostatnich w zarządzaniu procesami biznesowymi pozwala na automatyzację niektórych z nich oraz poprawę wydajności i efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) definiowana jest jako szereg działań podejmowanych w celu ulepszenia, zastąpienia i przyspieszenia pracy realizowanej dotychczas przez człowieka. W tym celu wykorzystywane są nowoczesne technologie informatyczne, a coraz większą popularnością cieszą się zaawansowane platformy low-code, które mają za zadanie kompleksowe i ustandaryzowane zautomatyzowanie procesów przebiegających wewnątrz organizacji bez kodowania. Obok klasycznego BPA, coraz częściej można usłyszeć także o IPA, czyli Intelligent Process Automation, która korzysta z elementów Robotic Process Automation (RPA), sztucznej inteligencji (AI) oraz uczenia maszynowego (ML).
Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych pozwala na wyeliminowanie większości problemów związanych z realizacją rutynowych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności w firmie, którymi do tej pory musieli zajmować się pracownicy. BPA umożliwia zoptymalizowanie działalności firmy, zapewnia oszczędność czasu i pieniędzy oraz pozwala pracownikom skupić się na ważniejszych zadaniach, które wymagają krytycznego myślenia, kreatywności oraz wiedzy i doświadczenia, którymi dysponuje jedynie człowiek. Jej wdrożenie znacząco minimalizuje ryzyko występowania błędów, do których popełnienia często dochodzi podczas wykonywania przez człowieka monotonnych i powtarzalnych zadań. Wreszcie, BPA pozwala na zwiększenie produktywności pracy firmy oraz zdobycie przewagi konkurencyjnej.
Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce, czyli jak ją skutecznie wdrożyć?
Automatyzacja procesów biznesowych jest realizowana za pomocą specjalnych platform do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPA. Przebieg wdrożenia takiego rozwiązania w firmie powinien być starannie zaplanowany i zostać podzielony na 4 fazy: przygotowanie do projektu, analizę, konfigurację, testy i uruchomienie. Poszczególne etapy wdrażania automatyzacji procesów biznesowych stanowią kompletną i integralną całość i żaden z nich nie powinien zostać pominięty lub potraktowany jako mniej istotny od pozostałych. W celu zapewnienia bezproblemowego przebiegu całej inicjatywy, wdrożenie systemu do zarządzania procesami biznesowymi warto powierzyć sprawdzonej i doświadczonej firmie, która zadba o jego umiejętną implementację oraz dostosowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Wiele firm decyduje się również na stopniowy rozwój kompetencji w zakresie budowania i utrzymywania aplikacji biznesowych automatyzujących procesy we własnym zakresie.
Projekt wdrażania systemu klasy BPA powinien zaczynać się od kontaktu z klientem i tzw. sponsorem projektu, dokładnej analizy potrzeb biznesowych i specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa. Następnie dokonywana jest szczegółowa analiza projektu, w której skład wchodzi doprecyzowywanie szczegółów technicznych oraz modelowanie workflow, czyli definiowanie konkretnych obiegów zadań i dokumentów i czynności, które zostaną poddane digitalizacji i automatyzacji. Istotną kwestię stanowi również doprecyzowanie wspólnie stosowanego słownictwa, które musi zostać ujednolicone w ramach jednej organizacji.
Kolejnym, naturalnym etapem wdrażania systemu BPA są testy. Mają one na celu nie tylko wykrycie potencjalnych błędów oraz ich skorygowanie, ale także przygotowanie przyszłych użytkowników systemu do korzystania z niego. Uruchomienie wdrożenia wbrew pozorom nie kończy całego projektu – aby był on chętnie oraz właściwie wykorzystywany przez użytkowników, konieczne jest bowiem zorganizowanie i przeprowadzenie kompleksowego szkolenia objaśniającego pracownikom zalety systemu oraz zapewnienie im odpowiedniego wsparcia merytorycznego, które jest niezbędne na początkowym etapie korzystania z nowego rozwiązania. Trzeba również przewidzieć to, że tak jak dynamicznie zmieniają się wewnętrzne i zewnętrzne uwarunkowania wpływające na procesy biznesowe, tak elastycznie trzeba będzie dostosowywać i modyfikować funkcjonujące w organizacji aplikacje biznesowe – warto więc zwrócić szczególną uwagę na to, jak brane pod uwagę rozwiązania obsługują zarządzanie zmianą.
