Rachunek to jeden z tych dokumentów, do których odnosi się Ordynacja podatkowa. Zgodnie z jej postanowieniami, osoba nie prowadząca działalności, ma pełne prawo do wystawienia go za wynajem lokalu. Jest to dokument, który będzie funkcjonował w obrocie prawnym. Jak więc poprawnie wystawić rachunek za wynajem i co powinno się w nim zawierać?.
Czy trzeba wystawiać rachunek za najem prywatny?
Trzeba to rozpatrzyć na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, to zgodnie z przepisami, jesteśmy zobligowani do wystawienia rachunku lub faktury. Co jeśli jednak nie prowadzimy żadnej działalności?. To zależy od interpretacji właściwego Urzędu Skarbowego. Może on uznać najem za działalność gospodarczą, a co za tym idzie musimy mieć podstawę do rozliczenia podatkowego. Urząd może też stwierdzić, że wynajem lokalu z którego nie korzystamy, jest ukierunkowane na zysk, co również obliguje nas do wystawienia rachunku za najem. Podsumowując, właściciel nieruchomości może, ale nie musi wystawić rachunku. Jednak dla własnego spokoju, a także podniesienia swojej wiarygodności w oczach najemcy, można poświęcić kilka minut i wystawić dokument. Pamiętajmy, że jesteśmy zobligowani do przechowywania tego rodzaju dokumentacji przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego. Po upływie tego czasu dochodzi do przedawnienia. Kolejną istotną kwestią jest fakt, że na wyraźną prośbę najemcy mamy obowiązek wystawić rachunek w ciągu 7 dni. Natomiast po 3 miesiącach od ustania umowy najmu lokalu, nie mamy już obowiązku wystawienia go byłemu najemcy.
Jakie elementy powinien zawierać rachunek za najem?
Wystawienie rachunku za najem nie zajmie nam dłużej niż kilka chwil, trzeba jednak pamiętać, by zawrzeć w nim wszystkie niezbędne informacje. Znów odwołujemy się do Ordynacji podatkowej, która określa zakres danych, ale także sposób naliczania odsetek za zwłokę. Zgodnie z jej zapisem, na rachunku obowiązkowo powinny się znaleźć:
- imiona i nazwiska, ale także adresy zarówno najemcy jak i wynajmującego.
- numer kolejnego rachunku, ale także data jego wystawienia.
- dokładne określenie tego, co było przedmiotem umowy- czyli tego za co wystawiany jest rachunek.
- cena
- ogólna suma należności za daną nieruchomość, ważne by wyrażona była ona zarówno słownie jak i liczbowo.
Pamiętajmy również o tym, że poprawnie wystawiony rachunek, musi być opatrzony słowem ” duplikat”. Jest to swojego rodzaju zabezpieczenie, przed nieprzewidzianymi zdarzeniami jak np. zniszczenie rachunku lub jego zaginięcie. Dodatkowo musi być też data jego ponownego wystawienia.
