Prokrastynacja jest prawdziwym wrogiem produktywności. Chyba każdy z nas w trakcie swojej kariery zawodowej doświadczył poczucia wypalenia i niechęci do pracy, objawiającego się odwlekaniem w czasie realizacji wszelkich zadań – taki nawyk jest nazywany właśnie prokrastynacją. Prowadzi ona do stałego zwiększania ilości niewykonanych obowiązków i spraw do załatwienia, co nie tylko uniemożliwia należyte skupienie na aktualnych priorytetach, ale także negatywnie wpływa na naszą efektywność, hamując rozwój zawodowy.
Zmusza nas ona do stania w miejscu, doprowadzając do utraty kolejnych szans, mogących popchnąć do przodu naszą karierę zawodową i wzmocnić naszą pozycję na polu zawodowym lub biznesowym. Aby tego uniknąć, istnieje kilka skutecznych sposobów, jak nie dopuścić do wpadnięcia w tę zabójczą dla kariery pułapkę.
Zrób listę zadań.
Stan prokrastynacji często objawia się poczuciem zagubienia i przytłoczenia przez olbrzymią liczbę zaległości. Powoduje to, że nie wiemy od czego zacząć, a w efekcie jesteśmy jeszcze bardziej zniechęceni do podjęcia jakichkolwiek działań. Aby poradzić sobie z odwleczonymi sprawami, w pierwszej kolejności należy uporządkować wszystkie nasze zadania według określonego schematu. Polega to na tym, aby stworzyć listę obowiązków, a następnie podzielić je na cztery grupy:
1. Zadania priorytetowe, o najbliższym terminie wykonania.
Należą do niej zadania najwyższej wagi, które muszą być wykonane w najbliższym terminie i wymagają naszego bezpośredniego zaangażowania. To właśnie za ich realizację powinniśmy się zabrać w pierwszej kolejności. Następnie przeanalizujmy je pod kątem potrzebnych informacji lub materiałów, aby uniknąć przymusowych przestojów w pracy.
2. Zadania priorytetowe o późniejszym terminie wykonania.
To również istotne sprawy, ale nie wymagające podjęcia natychmiastowych działań. Ich załatwieniem możemy zająć się po realizacji wszystkich obowiązków z grupy pierwszej.
3. Zadania nieistotne, które muszą zostać wykonane.
Należą tutaj zadania niższej rangi, które nie mają dużego znaczenia w funkcjonowaniu firmy, dlatego można się nimi zająć dopiero po wykonaniu obowiązków z grupy pierwszej i drugiej.
Zadania nieistotne, które nie muszą zostać wykonane.
Grupa ta składa się ze spraw, które nie mają wpływu na naszą karierę lub firmę, czyli takie, które można bez konsekwencji „odpuścić”. Aby pracować produktywnie, należy unikać bezsensownego poświęcania naszych cennych pokładów czasu i energii na działania, które w dłuższej perspektywie nie mają żadnego znaczenia dla naszej kariery oraz nie przynoszą żadnych korzyści.
Nie daj wcisnąć sobie małpy!
Każda osoba pracująca ma swoje „małpy”, czyli zadania, które musi wykonać. Istnieją jednak osoby, które próbują sprytnie powierzyć opiekę nad swoimi „małpami” komuś innemu, czyli dosłownie zrzucić na kogoś swoje obowiązki. Jest to praktyka bardzo chętnie wykorzystywana przez manipulatorów, którzy poprzez nią nie tylko zyskują więcej czasu kosztem innych, ale także czerpią z tego profity w postaci wynagrodzenia lub pochwały. Osoby obciążone opieką nad cudzymi „małpami”, tracą z kolei czas i energię potrzebną na zajęcie się własnymi, dodatkowo nie czerpiąc z tego żadnych korzyści, poza pozorną „wdzięcznością” wyręczonej osoby. Branie odpowiedzialności za nieswoje sprawy, nierzadko zmusza nas do odłożenia własnych na dalszy plan, wpędzając w pułapkę prokrastynacji. Aby uchronić się przed cudzymi „małpami”, musimy pracować nad swoją asertywnością, czyli umiejętnością uprzejmego, ale stanowczego odmawiania. Kiedy następnym razem współpracownik lub szef będą starali się powierzyć nam zadanie spoza naszego zakresu obowiązków, zamiast cierpliwego słuchania i pozwalania na wywoływanie w nas poczucia litości, powinniśmy szybko zareagować mówiąc, że niestety nie możemy pomóc ze względu na własne obowiązki, ale chętnie posłużymy radą i opinią na temat już wykonanego zadania. Taka reakcja z pewnością zdezorientuje przebiegłego manipulatora, nie pozostawiając mu możliwości dalszego ataku.
Powierzaj małpy innym.
Niektóre zadania, które uważamy za nasz obowiązek, w rzeczywistości mogą zostać powierzone innym. Nie chodzi tutaj o to, by stać się manipulatorem, wciskającym swoje „małpy” innym, ale o uczciwe dzielenie obowiązków z kimś, kto posiada kompetencje i możliwości ich realizacji. Wśród ambitnych osób często panuje przekonanie, że tylko one są w stanie dobrze wykonać dane zadanie. W efekcie biorą odpowiedzialność za zbyt dużą liczbę obowiązków, które mogą być równie dobrze wykonane przez inne, kompetentne osoby. Dlatego jeśli na naszej liście znajdują się zadania, które nie muszą być wykonane przez nas osobiście – zlećmy je swojemu pracownikowi lub zgłośmy przełożonemu potrzebę powierzenia ich komuś innemu. W ten sposób zyskamy czas, by lepiej zająć się własnymi „małpami”, co w efekcie pozytywnie wpłynie na wyniki naszej pracy i zmotywuje nas do dalszego działania, skutecznie chroniąc przed odwlekaniem kolejnych spraw.
Stosuj techniki efektywnego zarządzania czasem.
Każdy z nas dysponuje ograniczonym czasem pracy, dlatego powinniśmy zarządzać nim w taki sposób, by nie zabrakło nam go na realizację żadnego z naszych zadań, a w konsekwencji odłożenia go na później. Wymaga to od nas maksymalnego skupienia na danej pracy, a utrzymanie takiego stanu przez dłuższy okres czasu może stanowić problem dla wielu osób. Istnieją jednak opracowane przez specjalistów techniki efektywnego zarządzania czasem, które pomogą nam utrzymać stan produktywności przez długi czas. Jedną z nich jest technika „pomodoro”, opracowana przez Francesca Cirillo. Polega ona na stworzeniu listy zadań, a następnie ustawieniu czasomierza na 25 minut. Przez ten czas należy po kolei wykonywać spisane zadania, unikając wszelkich rozpraszaczy. Po upłynięciu ustalonych 25 minut, następuje 5-minutowa przerwa, podczas której możemy np. zajrzeć do telefonu lub przeglądać media społecznościowe. Gdy czas na przerwę minie, ponownie wracamy do 25-minutowej pracy. Należy pamiętać, że po czterech takich sesjach powinna nastąpić dłuższa przerwa, aby zachować stan koncentracji i produktywności. Może się wydawać, że technika ta wymaga od nas precyzji w liczeniu czasu, jednak tak naprawdę okres trwania poszczególnych sesji jest kwestią drugorzędną. W rzeczywistości sekret tkwi w umiejętności pracy w pełnym skupieniu, bez myśli o rozpraszaczach, gdyż to właśnie one pochłaniają nasz cenny czas. Warto więc na czas pracy wyciszyć aplikacje, które nas dekoncentrują, przeznaczając na nie jedynie przerwy.
Zawsze zaczynaj działanie.
Prokrastynacja charakteryzuje się tym, że tracimy motywację do podjęcia jakichkolwiek działań, zarówno tych nowych, jak i zaległych. Aby skutecznie z nią walczyć, należy uświadomić sobie, że w rzeczywistości rozpoczęcie działania to jego najistotniejszy, a zarazem najtrudniejszy etap, ponieważ z reguły gdy już zaczniemy daną pracę, łatwiej nam zmotywować się do jej ukończenia. Kluczem do sukcesu jest więc znalezienie skutecznego sposobu, jak zmotywować się do podjęcia działania. Jedną z propozycji jest ustalenie stałej godziny, kiedy powinniśmy zacząć pracę i wykonywanie jej przez określony czas, uwzględniając przerwy na rozrywkę. Z czasem zauważymy, że zaczynamy wydłużać poszczególne sesje pracy, aby np. dokończyć pisanie akapitu lub odpisać na służbowego maila. Wystarczy, że wykształcimy nawyk stałego rozpoczynania działania, a jego kontynuowanie przyjdzie już z łatwością.
Zaczynaj z wizją końca.
Odkładanie obowiązków na później może być spowodowane faktem, że ich efekty wydają nam się bardzo odległe. Dlatego, aby zmotywować się do realizacji danego zadania, pomocne może okazać się wyobrażenie sobie momentu jego zakończenia i korzyści jakie ono przyniesie. Wizja satysfakcji i poczucia zadowolenia z dobrze wykonanej pracy oraz otrzymana nagroda z pewnością zachęci nas do rozpoczęcia działania. Dodatkową motywacją może okazać się uświadomienie sobie, że każda sekunda poświęcona pracy, przybliża nas do zamierzonego celu, czyniąc go coraz bardziej wyrazistym.
Prokrastynacja skutecznie hamuje nasz rozwój zawodowy w pracy i biznesie, dlatego powinniśmy się jej wystrzegać, jeśli chcemy osiągnąć sukces. Powyższe sposoby z pewnością pozwolą na skuteczną walkę z nią, należy jednak pamiętać, że zaczyna się ona w naszej głowie. Przestrzeganie higieny pracy i odpowiedni wypoczynek to zasady, które pomogą Ci uniknąć poczucia zmęczenia i wypalenia zawodowego, które prowadzą do wykształcenia szkodliwego nawyku odkładania obowiązków na później.
