Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przeprowadzenie transformacji cyfrowej. Najczęściej wynika to z konieczności dostosowania się do nowych rozwiązań, technologii, celem nieustannego rozwoju. Co daje cyfryzacja biznesu, z jakich etapów się składa i jak ją przeprowadzić? Podpowiadamy.
Transformacja cyfrowa biznesu – co to jest?
Digital transformation, czyli transformacja cyfrowa, to, ogólnie pisząc, proces mający na celu integrację cyfrowych technologii we wszystkich obszarach działalności firmy. Obejmuje to zarówno optymalizację pracy, jak i komunikację z klientami. W tym momencie trzeba jednak od razu zaznaczyć, że przedstawiona tutaj definicja tego terminu jest bardzo ogólna, co wynika z tego, że w zależności od konkretnego przedsiębiorstwa, cel, przebieg i założenia cyfryzacji będą różne.
Transformacja to proces składający się z trzech etapów. W pierwszym kroku przeprowadza się cyfryzację polegającą na przekształceniu danych, dokumentów, z wersji papierowej (graficznej) w wersję cyfrową (pomagają w tym m.in. systemy zarządzania dokumentami). Następny etap to informatyzacja, czyli wdrażanie narzędzi informatycznych, które usprawniają działanie firmy. Dopiero gdy te dwa kroki będą zrealizowane, można mówić o pełnej transformacji cyfrowej, której efektem jest wykorzystanie nowoczesnych technologii wpływających na zmianę modelu biznesowego. Wiemy, brzmi to skomplikowanie, dlatego od razu mamy podpowiedź. Transformacja cyfrowa z takimi firmami jak IT Touch jest prostsza, a dzięki zaprojektowaniu dedykowanych narzędzi informatycznych, możliwe jest m.in. zwiększenie wydajności, czy optymalizowanie kosztów.
Jak przebiega transformacja cyfrowa?
Transformację najlepiej jest wdrożyć w sposób kompleksowy, we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa. W praktyce jednak nie każda firma może sobie na to pozwolić, ze względów finansowych i logistycznych. Dlatego od razu mamy dobrą wiadomość, że proces ten można przeprowadzić częściowo, etapami, a poprawa wydajności w jednym obszarze i tak wpłynie korzystnie na inne procesy.
Na początku konieczne jest przeprowadzenie analizy potrzeb firmy, występujących w niej problemów, by móc zweryfikować, jakie rozwiązania przyniosą największe zyski na początku. Na tej podstawie można ocenić, jakie oprogramowanie będzie potrzebne. Tutaj warto podjąć współpracę z firmami informatycznymi, które zajmują się nie tylko projektowaniem i wdrożeniem IT, ale również administrowaniem systemów, sieci komputerowej. Ponadto stworzenie dedykowanych narzędzi zapobiegnie sytuacji, w której w firmie funkcjonuje wiele rozproszonych systemów, które trudno ze sobą integrować, modyfikować, dopasowując do nowych celów, zmian.
Kolejny etap to wdrożenie nowoczesnych technologii, a także zmiana sposobu pracy i komunikacji z klientami, mająca na celu zwiększenie wydajności tych procesów.
Transformacja cyfrowa często wymaga elastyczności, umiejętności pogodzenia się z porażką i szybkiej zmiany pierwotnych założeń. Przyda się też nieszablonowe myślenie, kwestionowanie nawyków, standardów, które dotychczasowo funkcjonowały w firmie. Szczególnie że o transformacji trzeba myśleć jako o ciągłym procesie, który nieustannie można udoskonalać. Przy czym w tym wszystkim nie można zapomnieć o kliencie, ponieważ wszystkie te zmiany mają wpłynąć na polepszenie relacji z nim, poprawę szybkości obsługi etc.
Korzyści z przeprowadzenia transformacji cyfrowej
Przeprowadzenie transformacji cyfrowej pozwoli ci uzyskać przewagę nad konkurencją, poprawić efektywność codziennej pracy i tym samym, zwiększyć zyski. Największą zaletą transformacji jest ulepszenie wielu procesów, nawet tak pozornie błahych, jak archiwizowanie i zarządzanie dokumentacją.
Choć początkowo wymaga to sporego nakładu kapitału, inwestycja szybko się zwraca. Nie dość, że skutkuje zwiększoną wydajnością, to pozwala też obniżyć niektóre koszty wynikające z wykorzystania starych technologii, metod (przykładem jest tu automatyzacja zadań, które dotychczas wykonywane były ręcznie lub wdrożenie sztucznej inteligencji w postaci chatbotów).
To również bezpieczeństwo danych, prywatności, co jest szczególnie istotne w czasach, gdy przepisy RODO wymagają od przedsiębiorców różnych poziomów zabezpieczeń.
Podsumowując, transformacja cyfrowa to proces, który w wielu firmach dzieje się już od dawna i z czasem stanie się on koniecznością we większości przedsiębiorstw.
