Do wielu firm w Polsce w przeciągu dnia spływa nawet do kilkuset zupełnie nowych księgowych dokumentów, ale nie tylko. Pisma urzędowe, decyzje kierownictwa, wnioski pracowników, korespondencja, zamówienia, faktury. Jak sobie z tym wszystkim poradzić. Odpowiedź stanowić może elektroniczny obieg dokumentów.
Mniej papierów i dokumentów w firmie? To możliwe!
Elektroniczny system do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie, jest zbiorem procedur, które umożliwiają standaryzowane, koordynowanie i przechowywanie wszelkich dokumentów firmowych pod postacią cyfrową. Cyfryzacja pozwala na rozwiązanie większości kłopotów związanych z dokumentacją papierową – zaczynając od korespondencji poprzez administracyjne procesy, kończąc na dokumentach księgowych. Niezapłacona na czas faktura albo niedotrzymanie terminu zrealizowania zamówienia? Dokumenty elektroniczne umożliwiają uniknięcie tego typu problemów.
Najnowocześniejsze systemy do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwiają archiwizowanie i przechowywanie wszystkich typowa dokumentacji księgowej. Dzięki czemu mamy możliwość zupełnego wyeliminowania obsługi tradycyjnej dokumentacji pod postacią papierową.
W chmurze przechowywać możemy między innymi:
- dokumenty administracyjne (umowy, delegacje, wewnętrzne pisma, korespondencję),
- dokumentację kadrową (listy płac, ewidencję czasu pracy, akta osobowe),
- dokumentację księgową (raporty kasowe, noty księgowej, faktury, rachunki).
Korzyści
Zrezygnowanie z dokumentacji papierowej na rzecz obiegu elektronicznego dokumentów umożliwia znaczne skrócenie czasu niezbędnego do obsługiwania dokumentacji. W praktyce oznacza to także zmniejszanie kosztów mających związek z utrzymaniem rozbudowanej biurokracji. Różnicę odczuć możemy już w przypadku paru kontrahentów. W wypadku freelancerów obieg dokumentów w formie elektronicznej może także wspomagać zwiększanie się wiarygodności oraz nawiązywanie współpracy z większymi kontrahentami. Z uwagi na własne procedury wewnętrzne korporacje nierzadko nie mogą prowadzić współpracy z przedsiębiorstwami, które nie chcą ściśle przestrzegać wybranych zasad co do wysyłania i archiwizowania dokumentacji. Elektroniczny system dokumentacji umożliwia standaryzowane dokumentów, jak również jest w stanie zagwarantować dostosowanie do obowiązującego w Polsce prawa i bezpieczeństwo danych. Jakie mogą być zalety takiego systemu?:
- obniżenie kosztów administracyjnych i księgowych za sprawą automatyzacji działań rutynowych,
- definiowanie przejrzystych ról i uprawnień,
- jasny schemat akceptacji dokumentów
- przyspieszenie przepływu informacji pomiędzy biurem rachunkowym a firmą i zaoszczędzenie czasu,
- zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów oraz ochrona poufnych danych,
- standaryzowanie procesu obiegu wszelkich dokumentów w przedsiębiorstwie,
- ułatwienie dostępu do narzędzi, które pozwalają na kontrolowanie procesów biznesowych (analizy, raporty).
Jak zdigitalizować obieg dokumentów księgowych w firmie?
Niewątpliwie najlepszym wyjściem byłaby możliwość skorzystania z elektronicznej formy obiegu dokumentacji, zaczynając od pierwszego dnia działania danego przedsiębiorstwa. W praktyce jednakże większość właścicieli firm bierze pod uwagę tego typu rozwiązanie dopiero wówczas, kiedy liczba papierów firmowych zaczyna się robić nazbyt duża. Jak zatem zdigitalizować obieg księgowych dokumentów w przedsiębiorstwie?
Po pierwsze powinno się przeanalizować procesy, które zachodzą w firmie. Umożliwia to określenie rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa i dobranie właściwego systemu co do obiegu dokumentacji. Warto także brać pod uwagę plany rozwoju firmy na najbliższe lata.
Po drugie, powinniśmy bardzo dokładnie prześledzić ścieżkę obiegu dokumentów papierowych. Dzięki temu zdecydujemy, czy wybrany proces jest optymalny i wystarczy, iż poddamy go cyfryzacji, czy też lepiej przygotować go zupełnie od nowa. Może się zdarzyć, iż wystarczy wprowadzenie wyłącznie niewielkich poprawek do teraźniejszego sposobu obiegu dokumentacji, żeby móc go znacznie usprawnić.
Po trzecie, należy wprowadzić zmiany stopniowo. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji, może być dużym wyzwaniem dla firmy. Wymaga ono przecież przeorganizowania większości procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, dlatego konieczne jest stopniowe wprowadzanie zmian.
