Może się zdarzyć, że faktura którą wystawimy będzie zawierała błędy. Jak powinny one być korygowane?

Jednym ze sposobów jest wystawienie noty korygującej. Bardzo ważne w tym przypadku jest to, że takiej noty się nie księguje. Polega jedynie na korekcie wcześniej wystawionej faktury. Notę korygująca można wystawić zarówno do faktury jak i do jej korekty. Sporządzenie tego dokumentu jest po stronie odbiorcy pierwotnego dokumentu.

Wystawiając notę korygującą, trzeba pamiętać o częściach składowych tego dokumentu, które według ustawy musi zawierać. Są to:

– oznaczenie Nota Korygująca

– nadany numer kolejny (wg istniejącej już numeracji w firmie)

– data wystawienia dokumentu

– dane osoby wystawiającej notę oraz dane osoby wystawiającej fakturę (lub korektę faktury) – tj. nazwy, adresy i NIPy

– wszystkie informacje zawarte w poprawnej fakturze

– wskazanie korygowanej treści (w tym też podanie jej prawidłowej wersji).

Biorąc pod uwagę powyższe można wywnioskować, że nota korygująca dotyczy jedynie treści opisowych faktury. Przykładowo dokument ten może zostać przekazany do sprzedawcy, jeśli na fakturze będzie źle wpisany adres, niepoprawny NIP, błędnie podany numer rejestracyjny samochodu lub nawet niewłaściwe oznaczenie kupowanego towaru.

Warto tutaj teraz zwrócić uwagę na sytuacje, w których nota korygująca zdecydowanie nie może zostać wystawiona. Dzieje się tak w przypadku błędów dotyczących ilości dostarczanych towarów lub wprowadzonego upustu na zakup. Także błędy rachunkowe nie mogą być korygowane w ten sposób. Takie nieprawidłowości muszą zostać wprowadzone do ksiąg firmy, czyli prosto mówiąc zaksięgowane innym dokumentem księgowym.

nota korygująca

Pobierz wzór w formacie pdf: z gofin.pl

Przeczytaj także: Faktura korygująca – omówienie i wzory do pobrania

Warto też pamiętać, że nota korygująca zdecydowanie nie może być wystawiona, jeśli ma dojść do anulowania faktury. Tak samo w przypadku wystawienia duplikatu faktury nie można posiłkować się notą. Tutaj niezbędne będzie inne narzędzie.

Jak już zostało wcześniej wspomniane, nota korygująca zostaje wystawiona przez nabywcę towaru lub usługi. Wtedy zostaje dostarczona do sprzedawcy (czyli osoby lub firmy wystawiającej dokument pierwotny).

Po przekazaniu noty korygującej musi nastąpić jej akceptacja przez drugą stronę. W przypadku, gdy nota wysyłana jest pocztą tradycyjną powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach. Wtedy odbiorca (czyli pierwotnie wystawca dokumentu korygowanego) akceptując notę musi podpisać się na obu egzemplarzach i jeden z nich odesłać do strony sporządzającej notę.

Ustawa o podatku stanowi o tym, że nota korygująca musi zostać zaakceptowana. Nie jest jednoznacznie stwierdzone jak ma się to odbyć. Dlatego pozostawia tu pewnego rodzaju dowolność. W takim przypadku akceptacja nie musi być dokonana poprzez wysłanie listu zwrotnego tradycyjną pocztą. W dzisiejszej dobie internetu można to zrobić również za pomocą poczty elektronicznej.

Na nocie korygującej można zauważyć napisy KOPIA lub ORYGINAŁ. Umieszczenie tego nie jest obowiązkowe, jednak gdy tak się zdarzy trzeba pamiętać, która ze stron zatrzymuje dany dokument. Kopia trafia do osoby wystawiającej notę, wtedy nabywca zostawia u siebie jej oryginał.