Mimo rozwoju internetu i coraz bardziej zróżnicowanych technik sprzedaży, to właśnie tradycyjne spotkanie daje największe szanse na zdobycie nowego klienta. Telefoniczne umawianie spotkań handlowych (a nawet samą ich organizację) można dziś zlecić firmom contact center. Jak wygląda ten proces i o czym trzeba pamiętać, aby z sukcesem doprowadzić do rozmowy z potencjalnym klientem?
Umawianie spotkań handlowych – o czym trzeba pamiętać?
Współcześni konsumenci (zarówno ci indywidualni, jak i biznesowi) są codziennie zasypani wieloma informacjami o charakterze marketingowym. Telefonicznie, ale także przez internet, nie wspominając już o tradycyjnych kanałach, takich jak radio i telewizja. Wszystko to sprawia, że skuteczne zainteresowanie potencjalnych klientów naszą ofertą jest skrajnie trudne. W praktyce, jeśli chcesz osiągnąć sukces w tym obszarze, konieczne będzie zatrudnienie profesjonalistów. Możesz zbudować taki dział samodzielnie (choć musisz wtedy przygotować się na – niemałe – koszty związane z zakupem potrzebnej infrastruktury oraz zatrudnienia i przygotowania pracowników.
Komu zlecić umawianie spotkań?
Zwykle bardziej opłacalne jest zatrudnienie zewnętrznej firmy call center, posiadającej dobrze wyszkolony personel, który zna techniki perswazji oraz metody współpracy z klientami różnego typu. Tego rodzaju firmy posiadają również zaawansowane zaplecze technologiczne, pozwalające pracować szybciej i sprawniej, a przez to taniej, przy zachowaniu wysokiej efektywności. Dla przykładu nowoczesne biura call center (lub bardziej adekwatnie: contact center) posiadają systemy automatyzujące wiele procesów. Dotyczy to tworzenia i aktualizacji baz danych, wyboru osób do kontaktu, zapisywania i gromadzenia istotnych informacji na bieżąco w trakcie rozmowy, czy też szeroko rozumianej archiwizacji.
Usługi związane z umawianiem rozmów handlowych, które znajdziesz w dobrym contact center, to przede wszystkim:
- Umawianie leadów – biuro dostarczy Ci leady (kontakty do osoby zainteresowanej usługą), po Twojej stronie będzie umówienie dokładnego terminu spotkania.
- Umawianie gotowych spotkań – w tym wariancie otrzymujesz po prostu informację o dacie i miejscu spotkania. Selekcją osób z bazy danych, przedstawieniem szczegółów oferty oraz umówieniem daty i godziny rozmowy zajmuje się w całości biuro. Dobre contact center umawia jedynie spotkania z osobami decyzyjnymi (warto dopytać o to przed rozpoczęciem współpracy).
Warto pamiętać, że contact center to nie tylko umawianie spotkań – to także wiele usług komplementarnych, związanych z marketingiem i sprzedażą (np. utrzymaniem i aktywizacją klienta, infolinią, obsługą posprzedażową, a także badaniami marketingowymi).
Jak umówić spotkanie przez telefon? 5 kluczowych zasad
Jeśli chcesz umówić spotkanie handlowe przez telefon samodzielnie, powinieneś pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Dobrze się przygotuj – pamiętaj, że na przekonanie potencjalnego klienta masz niewiele czasu. Przygotowanie obejmuje zalety oferty (w kontekście potrzeb potencjalnego klienta), oraz informacje na jego temat (im ich więcej, tym lepiej). Dzwonienie do przypadkowych osób, o których biznesie nie wiesz zbyt wiele, przyniesie rezultat odwrotny do zamierzonego.
- Zadbaj o bazę kontaktów – sprawdź wcześniej jej aktualność i zakres. Wyklucz firmy/osoby, którym Twoja oferta nie przyniesie wartości dodanej.
- Rozmowę zacznij od przedstawienia korzyści dla klienta – często powielanym błędem jest rozpoczynanie rozmowy od listy własnych zalet i osiągnięć (można o nich wspomnieć, niezbyt nachalnie, na dalszym etapie kontaktu).
- Przygotuj konkrety – jeśli okaże się, że klient chce się z Tobą spotkać, bądź przygotowany na zaproponowaniu terminu i miejsca, przygotuj też dodatkowe materiały, które możesz wysłać bezpośrednio po rozmowie. Nie składaj też obietnic bez pokrycia. Jeśli wskazujesz, że zrobisz coś lepiej niż konkurencja, podaj konkretny przykład, potwierdzający Twoja tezę. Jednocześnie pamiętaj, by – na ile to możliwe – skondensować swoją wypowiedź i opierać się na konkretach.
Pamiętaj też, że trening czyni mistrza. W szybszym zdobywaniu nowych umiejętności mogą Ci pomóc książki i poradniki traktujące o technikach sprzedaży, wywierania wpływu czy po prostu korzystnej dla obu stron współpracy z klientem.
