Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacją nazywamy zaplanowany i realizowany według określonych wytycznych proces, który polega ta sporządzeniu tak zwanego spisu z natury składników majątkowych, które są odzwierciedleniem stanu posiadania firmy na dany dzień. Wymaga on wykazania i wyjaśnienia rozbieżności wynikających ze stanu faktycznego posiadanych składników, a ich stanem wykazanym w ewidencji. Proces ten ma charakter cykliczny co powoduje, iż firmy stoją przed obowiązkiem przeprowadzania inwentaryzacji co najmniej raz w ciągu roku, a w razie konieczności nawet częściej.
Spis z natury najczęściej przypada na drugą połowę roku obrotowego, począwszy od dnia 1 października. Wspomniana konieczność systematyczności stanowi często spory problem dla przedsiębiorców, którzy nieraz mają spore braki w teoretycznej wiedzy, a także nie radzą sobie z praktycznymi aspektami procesu inwentaryzacji.
W jaki sposób jest przeprowadzana inwentaryzacja i jakie są jej wady?
Główne wady wynikające z przeprowadzania inwentaryzacji nie wynikają jedynie z obowiązku systematyczności, ale przede wszystkim wymaga ona ponoszenia sporych kosztów finansowych i czasowych. Jeżeli chodzi o czasochłonność to najbardziej jesteśmy na nią narażeni decydując się na ręczne metody spisu. Polegają one na wykorzystaniu do liczenia czystych kartek papieru bądź też gotowych formularzy. Problemem w tym przypadku jest nie tylko duża czasochłonność i szybkie znużenie pracą, ale także spore ryzyko popełnienia błędów. Można jednak znacznie sobie ułatwić ten obowiązek wspomagając się nowoczesnymi urządzeniami elektronicznymi.
Przedsiębiorcy mogą skorzystać ze specjalistycznych programów komputerowych, które pozwalają sporządzać raporty z inwentaryzacji. Bardzo dużym ułatwieniem jest jednak przede wszystkim zaopatrzenie się w urządzenia, które są wyposażone w czytniki kodów kreskowych. Dzięki temu proces inwentaryzacji staje się znacznie szybszy, mniej uciążliwy i zabezpieczony przed ryzykiem błędów.
Pozytywne skutki inwentaryzacji
Sporządzanie regularnej inwentaryzacji nie musi być traktowane wyłącznie jako zbędny obowiązek wynikający z prawa. Można również wskazać na kilka korzyści, które wiążą się z tym procesem. Przede wszystkim spis z natury umożliwia zapoznanie się ze stanem faktycznym posiadanych składników majątkowych. Dzięki temu można mieć również podstawę do wyciągnięcia konsekwencji wobec osób, które były odpowiedzialne za dopilnowania wszelkich prawidłowości dotyczących majątku firmy.
