„Compliance” w odniesieniu do firmy oznacza przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawnych, regulacji, standardów etycznych oraz wewnętrznych zasad i procedur. Jest to zasadniczy element zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia uczciwości działania firmy. Sprawdź, czym w przedsiębiorstwie zajmuje się dział Compliance.
Funkcjonowanie działu Compliance w przedsiębiorstwie
Dział Compliance w firmie działa na kilka sposobów:
- monitorowanie przepisów i regulacji. Dział Compliance stale śledzi zmiany w przepisach prawnych, regulacjach branżowych oraz standardach etycznych, aby być na bieżąco z wymaganiami, które dotyczą działalności firmy,
- rozwijanie i wdrażanie polityk i procedur. Tworzy i wdraża polityki, procedury oraz wytyczne mające na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami,
- edukacja pracowników. Organizuje szkolenia i warsztaty, aby pracownicy byli świadomi obowiązujących przepisów oraz zasad postępowania w danej firmie,
- monitorowanie i ocena ryzyka. Analizuje ryzyko związane z niezgodnościami oraz opracowuje strategie zarządzania tym ryzykiem,
- audyt zgodności. Przeprowadza regularne audyty wewnętrzne w celu sprawdzenia, czy działania firmy są zgodne z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi,
- reagowanie na naruszenia zgodności. W przypadku wykrycia naruszeń lub podejrzeń o nieprawidłowości, dział Compliance podejmuje odpowiednie działania, takie jak śledztwa wewnętrzne, korekty procesów lub zgłaszanie incydentów organom regulacyjnym, jeśli jest to wymagane,
- komunikacja z interesariuszami zewnętrznymi. Dział Compliance może być odpowiedzialny za komunikację z organami regulacyjnymi, audytorami zewnętrznymi oraz innymi interesariuszami zewnętrznymi w kwestiach związanych ze zgodnością.
W skrócie dział Compliance działa jako strażnik zgodności firmy z przepisami prawa oraz standardami etycznymi, minimalizując ryzyko naruszeń i potencjalnych konsekwencji finansowych i reputacyjnych.
Jak wdrożyć Compliance w firmie?
Wdrożenie Compliance w firmie odbywa się stopniowo, rozpoczynając od gruntownego zbadania działalności przedsiębiorstwa. Ten proces zazwyczaj rozpoczyna się od przeprowadzenia audytu, który ma na celu zidentyfikowanie głównych zagrożeń i wypracowanie odpowiednich procedur. Następnie, na podstawie wyników audytu, opracowywany jest sposób postępowania, który jest implementowany, testowany i poddawany ewentualnym korektom.
Ważnym krokiem w procesie wdrażania Compliance jest również szkolenie kadry zarządzającej oraz pracowników, aby zapewnić świadomość i zrozumienie obowiązujących przepisów i procedur.
W celu skutecznego wdrożenia Compliance, przedsiębiorstwa często korzystają z usług profesjonalistów, takich jak doświadczone biura księgowe lub konsultanci specjalizujący się w zgodności prawnej i regulacyjnej. Ich ekspertyza może znacznie ułatwić proces identyfikacji ryzyka, opracowania odpowiednich procedur oraz zapewnienia, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami.
