Dział odpowiedzialny za wsparcie klienta jest kluczowy w każdej firmie. Pracujący w nim ludzie rozwiązują problemy techniczne, zapewniają pomoc związaną ze sprzedawanymi produktami lub usługami, realizują zamówienia i wykonują wiele innych zadań.
W artykule wyjaśniamy, dlaczego warto zainwestować w nowoczesny system helpdesk oparty o innowacyjne narzędzia IT – poznaj najważniejsze korzyści!
Nowoczesny helpdesk to oszczędność czasu oraz pieniędzy!
To zdecydowanie najważniejsze korzyści wynikające z inwestowania w nowoczesne technologie dla działu helpdesk w firmie. Dzięki specjalistycznym narzędziom IT pracujące w nim osoby oszczędzają czas, mogąc skupić się na realizacji najważniejszych zadań, czyli np. rozwiązywaniu skomplikowanych problemów technicznych klientów. To z kolei oznacza optymalizację kosztów prowadzenia takiego działu, czyli oszczędność pieniędzy, a więc inwestycja w technologie informatyczne będzie się zwracać. Jednak z czego dokładnie to wszystko wynika?
Nowoczesny helpdesk to:
- Automatyzacja procesów. Dzięki zaawansowanym technologiom, nowoczesne systemy helpdesk automatyzują powtarzalne zadania, takie jak przypisywanie zgłoszeń, wysyłanie powiadomień czy aktualizacje statusu.
- Obsługa zgłoszeń z jednego systemu. Zintegrowane platformy umożliwiają zarządzanie wszystkimi zgłoszeniami w jednym miejscu, niezależnie od kanału komunikacji (e-mail, telefon, czat, media społecznościowe). Centralizacja ułatwia monitorowanie zgłoszeń i zapewnia spójność obsługi.
- Usprawniona komunikacja wewnętrzna. Nowoczesne helpdeski oferują narzędzia do efektywnej komunikacji, takie jak wbudowane czaty, komentarze do zgłoszeń i współdzielenie dokumentów. To umożliwia zespołom szybką wymianę informacji i efektywną współpracę, co przyspiesza rozwiązywanie problemów.
- Dostęp do wartościowych danych. Systemy helpdesk gromadzą i analizują dane dotyczące zgłoszeń, umożliwiając tworzenie szczegółowych raportów i analiz. Te informacje pozwalają identyfikować najczęstsze problemy, monitorować wydajność zespołu i podejmować świadome decyzje dotyczące usprawnień w procesach obsługi klienta. Dzięki temu firmy lepiej rozumieją potrzeby swoich klientów i mogą skuteczniej na nie odpowiadać.
Inwestując w nowoczesny helpdesk zautomatyzujesz wiele procesów
Dostępne dziś narzędzia informatyczne dla działów helpdesk coraz częściej wykorzystują skrypty sztucznej inteligencji. Dzięki temu mogą skutecznie automatyzować różne procesy, w tym związane m.in. z:
- rejestrowaniem zgłoszeń, ich kolejkowaniem oraz przydzielaniem do odpowiednich działów lub pracowników,
- obsługą kontaktujących się z firmą klientów – to zasługa m.in. chatbotów, które mogą samodzielnie udzielać odpowiedzi na najczęstsze pytania, a w przypadku bardziej skomplikowanych zgłoszeń przekierowywać je do odpowiednich konsultantów,
- raportowaniem jakości obsługi klienta.
Udostępnianie wielu kanałów komunikacji z firmą
Każda firma powinna dziś oferować swoim klientom możliwie najwięcej kanałów komunikacji. Połączenia telefoniczne oraz e-maile to obecnie zdecydowanie za mało – warto wdrożyć również m.in. chat na żywo, komunikację poprzez portale społecznościowe oraz formularze internetowe. Ręczne zarządzanie zgłoszeniami z tak wielu kanałów byłoby oczywiście skomplikowane i niezwykle czasochłonne, jednak z pomocą przychodzą rozwiązania IT. Nowoczesny helpdesk wykorzystuje system informatyczny, który skupia w jednym miejscu zgłoszenia ze wszystkich źródeł.
Efektywniejsza komunikacja wewnątrz firmy
To korzyść niejako powiązaną z opisaną powyżej. Ponieważ nowoczesny helpdesk pozwala obsługiwać zgłoszenia z wielu kanałów w ramach jednego systemu, usprawnia to komunikację wewnętrzną. Zatrudnione w firmie osoby działają na jednym narzędziu. Każdy z pracowników na bieżąco może więc śledzić wszelkie zmiany w statusach zgłoszeń oraz oczywiście sam je aktualizować, co w czasie rzeczywistym zobaczą pozostali.
Dostęp do danych związanych z obsługą klienta
Narzędzia IT wykorzystywane w działach helpdesk zarówno wspierają pracę osób odpowiedzialnych za obsługę klienta, jak i archiwizują związane z nią dane. Zbierają informacje nie tylko o aktualnych czy zrealizowanych zgłoszeniach, ale także m.in. o błędach związanych ze wsparciem technicznym. Mogą także gromadzić dane z ankiet wypełnianych przez klientów, którzy określają w nich swój poziom satysfakcji z obsługi. Informacje te możesz wykorzystać do wyszukiwania słabych punktów helpdesku i wdrażania zmian w celu ich usunięcia!
Nowoczesny helpdesk ułatwia budowanie dobrych relacji z klientami
Zadowolenie klienta z jakości obsługi ma ogromny wpływ na wizerunek firmy. Inwestując w nowoczesny helpdesk, możesz budować trwałe relacje z kontrahentami, co zwiększy konkurencyjność Twojego biznesu. Korzystanie z takich narzędzi informatycznych, jak Contact Center czy system ticketowy, otwiera przed Tobą szersze możliwości rozwoju przedsiębiorstwa. Sprawdź produkty firmy Pirios i zobacz, jak mogą pomóc w rozwoju Twojego biznesu!
