Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu elektronicznego systemu rezerwacji wizyt?

Elektroniczny system rezerwacji ma za zadanie uprościć procedurę umawiania wizyt. Nie zawsze jednak klienci są zadowoleni z rozwiązań, jakie wdrożyła konkretna firma. Oto najczęściej popełniane błędy, które sprawiają, że nawet najlepsze systemy nie spełniają oczekiwań rezerwujących.

System niedobrany do branży

Zanim zdecydujemy się na wdrożenie konkretnego systemu rezerwacji online, sprawdźmy, jakim branżom jest on dedykowany. Nowicjuszom wydaje się, że nie ma to większego znaczenia, tymczasem programy są projektowane pod specyficzne potrzeby pracowników firmy i oczekiwania klientów. Może więc okazać się, że system rezerwacji on line, który idealnie pasuje lekarzowi, w ogóle nie sprawdzi się w przypadku fryzjerów. Zawsze więc dokładnie zapoznajemy się ze specyfikacją programu i zaleceniami producenta.

elektroniczny system rezerwacji
Źródło: Materiał Partnerski.

Brak kontroli nad kalendarzem

System rezerwacji usług wdrażany jest po to, aby pracownik nie musiał całymi dniami odpowiadać na maile czy telefony. Niemniej jednak kalendarz w dalszym ciągu powinien być kontrolowany przez jedną osobę, która będzie zarządzać rezerwacjami. Może bowiem zajść konieczność odwołania terminu lub jego zmiany, co wymaga ścisłej koordynacji. System rezerwacji online, choć znacząco ułatwia pracę, wciąż powinien być w pewien sposób nadzorowany.

Niespójność rozwiązań w zakresie rezerwacji wizyt

Po wdrożeniu systemu rezerwacji online wiele firm wciąż pozostawia swoim klientom możliwość bukowania terminów telefonicznie lub mailowo. Takie rozwiązanie jest zrozumiałe, gdyż nie każdy chce rejestrować się w ten właśnie sposób, pozostając wiernym tradycyjnemu modelowi. Niemniej jednak wizyty, które zostały zarezerwowane telefonicznie, trzeba wprowadzić do kalendarza online. Nie można prowadzić dwóch oddzielnych, gdyż generuje to niepotrzebny chaos.

Brak zaplecza technicznego

Wybierając niesprawdzony system rezerwacji online, może pojawić się problem braku zaplecza technicznego. Wyraża się on m.in. w:

  • nie sprawnym funkcjonowaniu programu,
  • braku przygotowania do pracy z programem,
  • braku umiejętności poradzenia sobie z drobnymi problemami natury technicznej,
  • popełnianiu dodatkowych błędów, które uniemożliwiają swobodne zamawianie wizyt.

Decydując się na system rezerwacji on line Calendesk, można liczyć na pomoc zarówno podczas samego wdrażania, jak i dostosowania programu na przykład do strony internetowej. Z punktu widzenia osób pracujących na co dzień z systemem, bardzo istotna jest możliwość uzyskania natychmiastowego wsparcia w sytuacji, gdy z jakiegoś powodu nie funkcjonuje on tak, jak powinien. Tego typu problemy są częste zwłaszcza w pierwszych dniach pracy z systemem, gdy dopiero przyzwyczajamy się na jego specyfiki. Sama instrukcja to zdecydowanie za mało, aby w pełni zrozumieć funkcje, jakie ma program, zwłaszcza jeśli jest on szczególnie rozbudowany. Pomoc techniczna to ułatwienie w wielu sytuacjach, dlatego, wybierając system, warto sprawdzić, czy w ogóle będzie dostępna.