Z kosztami uzyskania przychodu mamy do czynienia wówczas, kiedy mówimy o wydatkach, jakie ponosi przedsiębiorca w celu osiągnięcia danego przychodu. Z założenia będą to więc koszty wynajęcia lokalu, opłaty za wszelkie media typu woda, prąd, opłaty za telefon, wynagrodzenia Pracowników, koszty podróży służbowych.
Do tego rodzaju kosztów można także zaliczyć na przykład zakup towarów, które zostaną przeznaczone do dalszej sprzedaży, a także zakupy, które pomagają nam w prowadzeniu działalności – na przykład artykuły biurowe.
Podatnicy, którzy rozliczają się z Urzędem Skarbowym w formie ryczałtu, nie mają jednak w ogóle możliwości wliczenia w koszty swoich wydatków.
Natomiast Ci, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą kierować się przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie wszystkie bowiem wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nawet w sytuacji, kiedy faktycznie przyczyniły się do uzyskania przychodu.
Będą to przykładowo koszty egzekucyjne, koszty zakupu działki, kary i grzywny nałożone w trybie administracyjnym, zakup środków trwałych, których wartość przekracza 3500 zł. W tym ostatnim przypadku, do kosztu uzyskania przychodu możemy zaliczyć dopiero odpis amortyzacyjny, takiego środka trwałego.
Ostrożnie należy również podchodzić do zaliczania w koszty uzyskania przychodów, wydatków na cele promocyjne. Jeśli reklama i promocja ma związek z poprawą wyników sprzedażowych w danej firmie, wydatki można zaliczyć do kosztów. Jeśli natomiast wręczamy swoim Klientom drobne upominki z logo firmy, będą to wydatki na cele reprezentacyjne, których do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć nie można. Wspomniana ustawa dokładnie określa, jakie wydatki kosztem uzyskania przychodu nie są.
